01Sorun ve çözüm
Sözleşme yönetim sistemi sözleşmeyi taslaktan sona ermesine kadar izlenen bir kayda dönüştürür. Taraflar, bedel, başlangıç ve bitiş tarihleri, yenileme koşulu, ihbar süresi ve yükümlülükler belgeyle birlikte alan alan saklanır; tarih yaklaştığında ilgili kişiye haber gider. Sözleşme türlerinizi ve onay kurallarınızı hukuk ve finans ekiplerinizle birlikte çıkarıp sistemi bu yapıya göre kuruyoruz.
02Kimler için
Sözleşme yönetim sistemi kimler için gerekli hale gelir
Sözleşme sayısından çok, sözleşmelere bağlı tarih ve yükümlülüklerin çokluğu belirleyicidir.
- Onlarca mağaza ya da depo için kira sözleşmesi yöneten perakende ve lojistik şirketleri
- Müşterileriyle süreli bakım ve hizmet seviyesi sözleşmesi yapan teknik servis ve hizmet firmaları
- Bayilik, distribütörlük ve tedarik sözleşmelerini merkezden takip eden üretici şirketler
- Hukuk birimi küçük ama sözleşme trafiği yoğun olan grup şirketleri
- Gizlilik, danışmanlık ve proje sözleşmelerini farklı departmanların ayrı ayrı imzaladığı kurumsal yapılar
03İhtiyaçlar
Sözleşme takibinde gözden kaçan konular
Bu sorunların çoğu bilgisizlikten değil, bilginin doğru zamanda doğru kişiye ulaşmamasından doğar.
- 01
Yenileme ve ihbar tarihleri
Sözleşmenin bitiş tarihi kadar, fesih için bildirim yapılması gereken son gün de önemlidir. Sistem bu tarihi sözleşme koşulundan hesaplar ve sorumlusuna önceden hatırlatır.
- 02
Revizyon karmaşası
Karşı tarafla birkaç tur değişen taslaklarda hangi maddenin kim tarafından değiştirildiği kaybolur. Her sürüm ayrı saklanır ve iki sürüm arasındaki farklar karşılaştırılabilir.
- 03
Yükümlülük takibi
Teslim tarihleri, ödeme planı, fiyat güncelleme dönemi ya da sigorta poliçesi sunma zorunluluğu sözleşmenin içinde gömülü kalır. Bu yükümlülükler ayrı görevler olarak çıkarılır ve sorumlusuna atanır.
- 04
Gizlilik ve erişim
Personel, ortaklık ya da ticari sır içeren sözleşmeleri herkes görmemelidir. Erişim sözleşme türüne, departmana ve kişiye göre sınırlandırılır.
04Özellikler
Sözleşme yönetim sisteminin işlevleri
Sistem hem belgeyi hem belgeden çıkan tarih ve yükümlülükleri yönetir.
- 01
Şablon ve madde kütüphanesi
Sık kullanılan sözleşme türleri onaylı şablonlardan başlatılır; değişken alanlar formdan doldurulur. Hukukun onayladığı standart maddeler kütüphaneden eklenir, standart dışı madde onaya düşer.
- 02
Onay ve imza akışı
Taslak bedele ve sözleşme türüne göre hukuk, finans ve yetkili imza sahibinden geçer. İmzalı nüsha taranarak ya da elektronik imzalı dosya olarak kayda bağlanır.
- 03
Tarih takvimi ve hatırlatmalar
Bitiş, yenileme, ihbar ve fiyat güncelleme tarihleri tek takvimde görünür. Hatırlatma zamanlaması sözleşme türüne göre ayarlanır.
- 04
Ek protokol ve tadil kaydı
Sonradan yapılan ek protokoller ana sözleşmeye bağlanır; güncel koşullar özet kartta birleşik olarak gösterilir.
- 05
Arama ve raporlama
Taraf, tarih aralığı, bedel ya da madde metnine göre arama yapılır. Taranmış eski sözleşmeler metin tanıma ile aranabilir hale getirilir.
05Entegrasyonlar
Sözleşme kayıtlarının bağlandığı sistemler
Sözleşmenin ticari tarafı finansta, imzası ve arşivi başka araçlarda yaşar.
- 01
Elektronik imza
Kullandığınız e-imza ya da mobil imza çözümünün sunduğu yönteme göre imzalı dosya ve doğrulama bilgisi kayda eklenir.
- 02
Muhasebe ve ERP
Ödeme planı ve fatura dönemleri finans sistemine aktarılır; tahsilat ya da ödeme gecikmeleri sözleşme kartında görünür.
- 03
Doküman yönetim sistemi
Kurumda bir doküman yönetim sistemi varsa belgeler orada saklanır, sözleşme sistemi meta veriyi ve takvimi yönetir.
- 04
Takvim ve e-posta
Hatırlatmalar Outlook ya da Google Takvim'e etkinlik olarak düşer; karşı tarafa giden bildirim yazılarının kopyası sözleşmeye eklenir.
06Süreç
Sözleşme yönetim sistemi yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
07Teknoloji
Gizli belgeler için güvenlik ve saklama yaklaşımı
Sözleşmeler şirketin en hassas belgeleri arasındadır; bedeller, cezai şartlar ve kişisel veriler içerir. Dosyalar şifreli depolanır, her görüntüleme ve indirme kullanıcı ve zaman bilgisiyle kaydedilir. Dışarıdan danışman ya da karşı taraf erişimi gerektiğinde süreli ve yalnızca ilgili belgeye açık bir paylaşım bağlantısı kullanılır.
Devamını okuDaha az göster
Sözleşmelerde yer alan kişisel veriler KVKK kapsamında işlenir; saklama süresi dolan kayıtlar için silme ya da anonimleştirme kuralı tanımlanabilir. Bir belgenin hukuki geçerliliği ve hangi süreyle saklanması gerektiği mevzuata bağlıdır; sistem bu kuralları parametre olarak taşır, değerlerini hukuk danışmanınızla birlikte belirleriz.
08Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
09Sık sorulan sorular
Sözleşme yönetim sistemi hakkında sık sorulan sorular
Sözleşme yönetim sistemi fiyatları neye göre hesaplanır?
Sözleşme türü sayısı, onay akışlarının karmaşıklığı, eski sözleşmelerin taranıp aktarılması, elektronik imza ve finans entegrasyonu ile kullanıcı rolleri belirleyici olur. Analizden sonra kapsamı açıkça yazan bir teklif sunuyoruz.
Kâğıttaki eski sözleşmelerimizi sisteme nasıl alırız?
Belgeler taranır, metin tanıma ile aranabilir hale getirilir. Taraf, tarih ve bedel gibi temel alanlar ilk aşamada toplu olarak işlenir; öncelik, süresi devam eden ve yakında yenilenecek sözleşmelere verilir.
Elektronik imzalı sözleşme sistemde saklandığında geçerli olur mu?
Elektronik imzanın hukuki sonuçlarını ilgili mevzuat belirler; hangi sözleşmede hangi imza türünün yeterli olduğunu hukuk danışmanınızla netleştirmenizi öneririz. Sistem imzalı dosyayı değiştirilmeden saklar ve erişim kaydını tutar.
Sözleşme yönetim sistemi yaptırmak için hukuk birimimizin olması gerekir mi?
Gerekmez. Dışarıdan avukatla çalışan işletmelerde onay adımlarından biri dış danışmana açılabilir. Önemli olan, sözleşme türleri ve onay yetkilerinin baştan belirlenmesidir.
Karşı taraf taslak üzerinde sistem içinden çalışabilir mi?
İstenirse karşı tarafa süreli erişimle taslağı görme ve yorum bırakma imkânı verilir. Çoğu şirket müzakereyi e-postayla sürdürüp yalnızca sürümleri sisteme yüklemeyi tercih eder; iki yöntem de desteklenebilir.
Kira sözleşmelerinde artış dönemlerini takip edebilir miyiz?
Evet. Artış dönemi ve uygulanacak yöntem sözleşme kartına tanımlanır, dönem geldiğinde finans ekibine hatırlatma gider ve yeni bedel tadil kaydı olarak işlenir.
10İlgili hizmetler