01Sorun ve çözüm
Sipariş yönetim sistemi bütün kanalları tek bir sipariş havuzuna bağlar ve her siparişi aynı durum adımlarından geçirir: alındı, onaylandı, hazırlanıyor, sevk edildi, faturalandı. Stok, cari risk ve fiyat listesi kontrolü sipariş girildiği anda yapılır. Kısmi sevkiyat, bekleyen sipariş ve iade kurallarınızı netleştirip sistemi deponuzun gerçek hazırlama sırasına göre kuruyoruz; müşteriye verilen termin de bu sıradan hesaplanır.
02Kimler için
Sipariş yönetim sistemine ihtiyaç duyan işletmeler
Siparişin birden fazla kanaldan geldiği ve aynı stoktan karşılandığı her yapı bu kapsama girer.
- Market, restoran ve otel gibi düzenli alıcılara toptan ürün dağıtan gıda ve temizlik tedarikçileri
- Bayi ağına üretim yapan ve bayilerin kendi siparişini girmesini isteyen üreticiler
- Kendi sitesi ile birkaç pazaryerinde aynı stoğu satan e-ticaret işletmeleri
- Saha satış ekibi tablet ya da telefonla müşteri ziyaretinde sipariş alan distribütörler
- Sipariş takibini hâlâ Excel listesi ve sabah toplantısıyla yürüten orta ölçekli toptancılar
03İhtiyaçlar
Siparişin yolda kaybolduğu noktalar
Sipariş kaydı çoğu işletmede vardır; eksik olan, siparişin sonraki adımlara güvenilir biçimde aktarılmasıdır.
- 01
Kanaldan bağımsız tek kayıt
WhatsApp mesajı ya da telefon notu sisteme girilmeden depoya ulaşırsa izi kaybolur. Her kanaldan gelen sipariş aynı formata çevrilir ve tek numara alır.
- 02
Stok rezervasyonu
Onaylanan siparişin ürünleri hazırlanana kadar başka satışa açık görünmemelidir. Rezervasyon yapılmadığında pazaryerinde satılan ürün depoda toptan siparişe çoktan ayrılmış olabilir.
- 03
Kısmi ve bekleyen sevkiyat
Siparişin bir kısmı stokta varsa o kısım gönderilir, kalan bekleyen sipariş olarak açık kalır. Mal geldiğinde bekleyenler sırasıyla hazırlama listesine düşer.
- 04
Cari risk ve fiyat kontrolü
Limitini aşmış bayinin siparişi finans onayına takılmalı, müşteriye özel fiyat listesi ve iskonto doğru uygulanmalıdır. Bu kontrol elle yapıldığında ya unutulur ya da siparişi geciktirir.
04Özellikler
Sipariş yönetim sisteminde öne çıkan işlevler
Sipariş girişinden teslimata kadar herkes aynı kaydı farklı yetkiyle görür.
- 01
Bayi ve müşteri sipariş portalı
Bayiler kendi fiyat listesini, açık siparişlerini, bakiyesini ve geçmiş faturalarını görür; tekrar eden siparişi önceki siparişten kopyalayarak verir.
- 02
Depo hazırlama listesi
Onaylanan siparişler termin ve rota sırasına göre toplama listesine düşer. Hazırlayan personel barkod okutarak eksik ya da yanlış ürünü sevkten önce yakalar.
- 03
Saha satış uygulaması
Satış temsilcisi ziyarette stok ve müşteri bakiyesini görür, siparişi bağlantı olmasa da kaydeder; sinyal geldiğinde sipariş merkeze iletilir.
- 04
Durum bildirimleri
Sipariş onaylandığında, sevk edildiğinde ve teslim edildiğinde müşteriye SMS, e-posta ya da WhatsApp mesajı gider; takip numarası otomatik eklenir.
- 05
İade ve değişim kaydı
İade talebi orijinal siparişe bağlı açılır, depoya dönen ürün kontrol edilip stoğa ya da hasarlı ürün alanına alınır.
05Entegrasyonlar
Sipariş yönetim sisteminin entegrasyonları
Sipariş birden fazla dış sistemden gelir ve başka sistemlerde sonuçlanır.
- 01
Pazaryerleri ve e-ticaret sitesi
Örneğin Trendyol, Hepsiburada ve n11 gibi pazaryerlerinden siparişler API ile çekilir, stok ve kargo bilgisi geri gönderilir.
- 02
Kargo firmaları
Yurtiçi, Aras, MNG ya da HepsiJet gibi firmalar için gönderi kaydı ve etiket sistemden oluşturulur, teslim durumu otomatik güncellenir.
- 03
Muhasebe ve e-belge
Sevk edilen sipariş için e-irsaliye ve e-fatura, özel entegratörünüz üzerinden kesilir; kayıtlar Logo, Mikro ya da Paraşüt gibi programlara aktarılır.
- 04
WhatsApp Business API
Düzenli müşterilerden gelen sipariş mesajları tek bir gelen kutusunda toplanır ve sipariş formuna dönüştürülür.
06Süreç
Sipariş yönetim sistemi yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
07Teknoloji
Eşzamanlı siparişler ve kanal güvenilirliği
Aynı ürün aynı saniyede iki kanaldan satılabilir. Stok düşümü veritabanı düzeyinde kilitli işlemlerle yapılır; ikinci sipariş yetersiz stok bilgisini anında alır. Pazaryeri bağlantıları kuyruk üzerinden çalışır: karşı tarafın servisi yavaşladığında ya da istek sınırına ulaşıldığında siparişler kaybolmaz, sırayla yeniden denenir. Aynı siparişin iki kez düşmesini engellemek için her dış sipariş, geldiği kanaldaki kendi numarasıyla eşleştirilir.
Devamını okuDaha az göster
Kampanya dönemlerinde sipariş hacmi birkaç kat artabilir; uygulama bulutta yatay ölçeklenecek şekilde kurulur ve hazırlama ekranları yoğunlukta yavaşlamaz. Müşteri adres ve telefon bilgileri KVKK kapsamında rol bazlı erişimle korunur, depo personeli yalnızca hazırlama için gereken alanları görür.
08Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
09Sık sorulan sorular
Sipariş yönetim sistemi hakkında sık sorulan sorular
Sipariş yönetim sistemi fiyatları hangi kalemlere göre şekillenir?
Bağlanacak kanal sayısı, bayi portalı ve saha uygulaması ihtiyacı, depo hazırlama akışının ayrıntısı ve muhasebe ile kargo entegrasyonları maliyeti belirler. Kapsamı analizle netleştirip yazılı fiyat veriyoruz.
WhatsApp ve telefonla gelen siparişler de sisteme girebilir mi?
Telefon siparişleri çağrıyı alan kişi tarafından hızlı giriş ekranından kaydedilir. WhatsApp Business API bağlantısıyla mesajlar sistem içinde görünür ve ürün listesi siparişe çevrilir; serbest yazılmış mesajlarda son kontrolü yine bir kişi yapar.
Kısmi sevkiyatta fatura nasıl kesilir?
Her sevkiyat için ayrı irsaliye ve fatura oluşur, sipariş kalan miktarla açık durur. Tek fatura isteyen müşteriler için sevkiyatları dönem sonunda birleştiren bir kural da tanımlanabilir.
Mevcut e-ticaret sitemizi değiştirmemiz gerekir mi?
Genellikle gerekmez. Siteniz siparişleri API ya da dışa aktarma dosyasıyla verebiliyorsa sipariş yönetim sistemine bağlanır, stok bilgisi de siteye geri yazılır.
Sipariş yönetim sistemi yaptırmak ne kadar zaman alır?
İlk aşamada en yoğun kanal ve depo hazırlama akışı açılır, diğer kanallar sırayla eklenir. Süre bağlanacak sistemlerin sayısına göre değişir ve analiz sonunda yazılı takvimle paylaşılır.
Bayilere farklı fiyat ve iskonto tanımlayabilir miyiz?
Evet. Bayi grubu, ürün grubu ve miktar kademesine göre fiyat listeleri tanımlanır; portalda her bayi yalnızca kendi fiyatını görür.
10İlgili hizmetler