01Sorun ve çözüm
Satın alma yönetim sistemi bu zinciri talepten ödemeye kadar tek kayıt üzerinde yürütür. Kim ne istedi, hangi bütçeden, kim onayladı, hangi teklif neden seçildi ve teslim alınan miktar faturayla tutuyor mu, hepsi aynı dosyada görünür. Onay kurallarınızı, tutar limitlerinizi ve birim yapınızı analiz edip sistemi bu kurallarla birlikte kuruyoruz; böylece yazılım mevcut düzeninizi taklit etmek yerine boşluklarını kapatır.
02Kimler için
Satın alma yönetim sistemi kurmayı düşünmeniz gereken yapılar
Alım sayısı ve onay basamağı arttıkça e-posta ile yürüyen düzen izlenemez hale gelir.
- Birden fazla fabrika, şantiye ya da şubesi olan ve her lokasyonun kendi talebini açtığı şirketler
- Yedek parça, sarf malzeme ve hizmet alımlarını aynı birimden yöneten üretim tesisleri
- Satın alma kararlarında departman bütçesine ve tutar limitine bağlı çok basamaklı onay uygulayan kurumsal yapılar
- Otel, hastane ya da okul gibi günlük tüketimi yüksek ve tedarikçi sayısı fazla işletme grupları
- Denetimde satın alma kararlarının gerekçesini belgelemek zorunda kalan holding ve grup şirketleri
03İhtiyaçlar
Satın alma biriminin gündelik sorunları
Aşağıdaki durumlar, satın alma sürecinin kişilere bağlı kaldığını gösterir.
- 01
Onay nerede bekliyor
Talep sahibi işinin hangi aşamada olduğunu bilmediğinde satın alma uzmanını arar. Her talebin durumu ve sıradaki onaylayıcı ekranda görünür; bekleyen onaylar hatırlatma olarak gider.
- 02
Tekliflerin adil karşılaştırılması
Bir tedarikçi koli, diğeri adet fiyatı verir; biri peşin, diğeri vadeli çalışır. Teklifler ortak birime ve koşula çevrilip yan yana konmazsa en düşük görünen her zaman en uygun olmaz.
- 03
Bütçe aşımının geç fark edilmesi
Departman bütçesi ay sonunda muhasebe raporuyla kontrol edildiğinde aşım çoktan gerçekleşmiştir. Talep onaya düştüğü anda kalan bütçe gösterilirse karar o noktada verilir.
- 04
Teslim alınanla faturanın uyuşmaması
Eksik gelen malzemenin faturası tam ödenebilir. Sipariş, mal kabul ve fatura satır satır eşleştirilmeden ödeme onayına çıkmamalıdır.
04Özellikler
Satın alma yönetim sisteminde talepten ödemeye akış
Akışın her adımı bir önceki kaydı devralır; aynı bilgi ikinci kez yazılmaz.
- 01
Kural tabanlı onay zinciri
Onaylayıcılar tutara, malzeme grubuna, masraf merkezine ve lokasyona göre otomatik belirlenir. Vekâlet tanımıyla izindeki yöneticinin onayları yedeğine geçer.
- 02
Teklif toplama ve kapalı zarf
Tedarikçilere teklif çağrısı sistemden gönderilir, cevaplar portal üzerinden gelir. Son teklif tarihine kadar fiyatlar kimseye açılmaz; açılış anı kayda geçer.
- 03
Karşılaştırma ve seçim gerekçesi
Teklifler birim, vade ve teslim süresine göre normalize edilip tabloya dökülür. En düşük teklif seçilmediyse gerekçe yazılmadan sipariş oluşturulamaz.
- 04
Mal kabul ve üçlü eşleştirme
Depo, teslim alınan miktarı siparişe karşı kaydeder; kısmi teslimler açık kalır. Gelen fatura sipariş ve mal kabul ile eşleşmediğinde fark satın almaya geri döner.
- 05
Harcama analizi
Tedarikçi, malzeme grubu ve departman bazında harcama dağılımı izlenir. Aynı kalemin farklı lokasyonlarda farklı fiyattan alındığı durumlar raporda öne çıkar.
05Entegrasyonlar
Muhasebe, stok ve e-fatura bağlantıları
Satın alma sistemi siparişi verir, ama stok ve borç kaydı başka yerde tutulur.
- 01
ERP ve ön muhasebe
Onaylı siparişler ve eşleşmiş faturalar, örneğin Logo, Mikro, Netsis ya da SAP Business One gibi sistemlere aktarılır; cari ve masraf merkezi kodları ortak kullanılır.
- 02
Gelen e-faturalar
Özel entegratörünüzden düşen e-faturalar okunup ilgili siparişle eşleştirme kuyruğuna alınır.
- 03
Stok ve depo
Kritik seviyenin altına inen kalemler otomatik satın alma talebi açabilir; mal kabul kaydı stok girişine dönüşür.
- 04
Kurumsal kimlik ve e-posta
Kullanıcılar Microsoft 365 ya da Google Workspace hesabıyla giriş yapabilir; onay bildirimleri e-postadan tek tıkla yanıtlanabilir.
06Süreç
Satın alma yönetim sistemi yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
07Teknoloji
Görev ayrılığı ve denetim izi
Satın almada en önemli teknik kural, aynı kişinin talep açıp onaylayamaması ve teslim alamamasıdır. Sistem bu görev ayrılığını yetki modeline gömer; bir kullanıcının kendi talebini onaylaması teknik olarak engellenir. Fiyat, miktar ya da tedarikçi değişikliği yapılan her sipariş satırı önceki değeriyle birlikte saklanır, böylece iç denetim bir kararın nasıl değiştiğini sonradan izleyebilir.
Devamını okuDaha az göster
Tedarikçi portalı dış kullanıcıya açıldığı için iç sistemden ayrı bir erişim katmanında çalışır; tedarikçi yalnızca kendisine gönderilen teklif çağrılarını ve siparişleri görür. Yüklenen teklif dosyaları ve belgeler şifreli depolanır, veritabanı düzenli yedeklenir ve yedekten dönüş canlıya geçmeden önce denenir.
08Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
09Sık sorulan sorular
Satın alma yönetim sistemi hakkında sık sorulan sorular
Satın alma yönetim sistemi fiyatları nasıl belirlenir?
Onay kurallarının çeşitliliği, lokasyon ve şirket sayısı, tedarikçi portalı ihtiyacı, ERP ve e-fatura entegrasyonları ile raporlama kapsamı fiyatı belirler. Analiz toplantısından sonra kapsamı yazılı olarak tarif eden bir teklif hazırlıyoruz.
ERP'mizde zaten satın alma modülü var, ayrı sisteme neden ihtiyaç duyalım?
ERP modülleri sipariş ve fatura kaydında güçlüdür; talep toplama, çok basamaklı onay, tedarikçiden teklif alma ve gerekçeli seçim çoğu zaman sistem dışında kalır. Ayrı sistem bu ön akışı yönetir, sonuçlanan siparişi ERP'ye bırakır.
Tedarikçilerimizin sisteme giriş yapması zorunlu mu?
Hayır. Portal kullanmak istemeyen tedarikçinin e-postayla gönderdiği teklif, satın alma uzmanı tarafından sisteme işlenebilir. Portal, teklif sayısı arttığında elle girişi azaltan bir seçenektir.
Acil alımlar onay sürecini nasıl etkiler?
Acil talepler için kısaltılmış bir onay yolu tanımlanabilir; alım yapılır, onay sonradan tamamlanır. Bu talepler raporda ayrıca işaretlenir, böylece acil yolun sık kullanılıp kullanılmadığı izlenir.
Grup şirketleri aynı sistemi kullanabilir mi?
Evet. Her şirket kendi onay kuralı, bütçesi ve muhasebe bağlantısıyla çalışırken ortak tedarikçi havuzu ve konsolide harcama raporu kullanılabilir.
Satın alma yönetim sistemi yaptırmak için hangi hazırlığı yapmalıyız?
Mevcut onay limitleri, masraf merkezleri, malzeme grupları ve tedarikçi listesi ilk toplantıda en çok işe yarayan belgelerdir. Bunlar yazılı değilse analiz sırasında birlikte çıkarıyoruz.
10İlgili hizmetler