01Sorun ve çözüm
Personel takip programı bu ham kayıtları kurallarınızla birleştirir. Giriş ve çıkışlar planlanan vardiyayla eşleştirilir, geç kalma, erken çıkma ve eksik okutma otomatik işaretlenir, fazla mesai onaydan geçmeden hesaba girmez. Biz sistemi kullandığınız terminallere ve çalışma düzeninize göre geliştiriyoruz; ofis, fabrika ve sahadaki personelin her biri için farklı takip yöntemi aynı puantajda birleşir.
02Kimler için
Personel takip programı yaptırmak isteyen işletmeler
İhtiyaç, vardiya ve lokasyon çeşitliliği arttıkça hazır kurallarla karşılanamaz hâle gelir.
- Üç vardiyalı çalışan ve gece vardiyasının iki takvim gününe yayıldığı üretim tesisleri
- Farklı il ve ilçelerde şubesi olan, personelini şubeler arasında görevlendiren perakende ve hizmet zincirleri
- Ofise hiç uğramayan teknik servis, montaj ya da satış ekiplerinin işe başlama ve bitişini görmek isteyen firmalar
- Kendi personelinin yanında alt işveren çalışanlarını da aynı sahada takip etmesi gereken işletmeler
- Mevcut kart okuyucularının yazılımı eskiyen ya da birden fazla marka terminali tek ekranda toplamak isteyen kurumlar
03İhtiyaçlar
Puantaj hazırlığını zorlaştıran durumlar
Ham giriş çıkış verisi tek başına puantaj değildir; kurallarla işlenmesi gerekir.
- 01
Vardiya eşleştirmesi
Sabah vardiyasına planlanan çalışanın erken gelip geç çıkması fazla mesai mi, yoksa esnek çalışma mı sayılacak; bu kural şirketten şirkete değişir. Okutmalar planlanan vardiyayla eşleştirilip kuralınıza göre sınıflandırılır.
- 02
Eksik ve hatalı okutmalar
Girişte okutup çıkışta unutan ya da aynı kartı iki kez okutan çalışan puantajı bozar. Bu kayıtlar ertesi sabah amire düzeltme listesi olarak düşer, düzeltme gerekçesiyle birlikte saklanır.
- 03
Fazla mesai onayı
Fazladan kalınan her dakika fazla mesai değildir. Önceden talep edilen ya da sonradan amir tarafından onaylanan süreler hesaba girer; yıllık sınıra yaklaşan çalışanlar İK'ya bildirilir.
- 04
İzin, rapor ve resmî tatiller
Onaylı izinler, sağlık raporları ve resmî tatiller puantajda devamsızlık olarak görünmemelidir. İzin kayıtları ve tatil takvimi hesaplamaya otomatik dahil edilir.
04Özellikler
Personel takip programında öne çıkan işlevler
Temel giriş çıkış kaydının ötesinde, günlük yönetimi kolaylaştıran bölümler eklenir.
- 01
Anlık mevcut listesi
Hangi lokasyonda o an kimlerin içeride olduğu görülür. Acil tahliye durumunda bu liste toplanma alanında yoklama için kullanılır.
- 02
Mobil yoklama
Saha personeli işe başlarken ve bitirirken telefonundan kayıt verir; kayıt anında konum ve isteğe bağlı fotoğraf alınır, tanımlı müşteri adresinin dışındaki kayıtlar işaretlenir.
- 03
Vardiya planı ve değişim talepleri
Amir haftalık planı hazırlar, çalışan planını telefonundan görür, iki çalışan arasındaki vardiya değişimi onayla yapılır.
- 04
Kural tabanlı puantaj
Geç kalma toleransı, mola düşümü, gece çalışması ve hafta tatili kuralları parametre olarak tanımlanır. Kesinleşen puantaj dönem bazında kilitlenir.
05Özel yazılım
Hazır PDKS yazılımı ile özel yazılım arasındaki fark
Terminallerle birlikte gelen hazır PDKS yazılımları, tek lokasyonlu ve standart vardiyalı işletmelerde işini görür. Zorluk; aynı tesiste farklı markalarda terminal bulunduğunda, toplu iş sözleşmesinden gelen özel fazla mesai ve hafta tatili kuralları uygulandığında, alt işveren personeli ayrı raporlanmak istendiğinde ya da saha ekipleri ile fabrika çalışanları aynı puantajda birleşmek zorunda kaldığında başlar. Bu durumlarda çoğu paket ya kuralı karşılayamaz ya da puantaj yine Excel'de elle düzeltilir.
Devamını okuDaha az göster
Özel geliştirilen personel takip programında kurallar sizin yönetmeliğinizden yazılır, terminal markasına bağımlılık ortadan kalkar ve sistem İK ile bordro tarafına doğrudan bağlanır. Mevcut terminalleriniz çalışıyorsa onları değiştirmeden kullanmaya devam etmenizi öneriyoruz; yalnızca yazılım katmanı yenilenir.
06Entegrasyonlar
Terminal, bordro ve İK bağlantıları
Personel takibinin değeri, verinin hem toplandığı hem gittiği uçta kesintisiz akmasına bağlıdır.
- 01
Kart, parmak izi ve yüz tanıma terminalleri
Terminallerin sunduğu SDK, veritabanı ya da dosya aktarımı üzerinden okutmalar düzenli aralıklarla alınır; farklı markalar aynı sistemde birleşebilir.
- 02
Turnike ve geçiş kontrol
Turnike sistemiyle bağlantı kurulduğunda çalışan kartının geçerliliği personel kaydına bağlanır; işten ayrılan kişinin kartı aynı gün pasife alınır.
- 03
Bordro tarafı
Kesinleşen puantaj, çalışılan gün, fazla mesai ve devamsızlık kalemleriyle bordro programınızın ya da mali müşavirinizin istediği biçimde dışa aktarılır.
- 04
İK kayıtları
Personel kartı, departman, lokasyon ve izin bilgileri İK sisteminden okunur; aynı bilgi iki yerde tutulmaz.
07Süreç
Personel takip programı yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
08Teknoloji
Biyometrik veri, konum ve kesintisiz kayıt
Parmak izi ve yüz verisi KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veridir; bu yöntemlerin kullanılıp kullanılmayacağına ve hangi koşullarla işleneceğine hukuk danışmanınızla birlikte karar verilmelidir. Biyometrik yöntem seçildiğinde şablonlar terminalde ya da şifreli olarak tutulur, alternatif olarak kart ya da QR kod yöntemi de sunulur. Çalışanlara verilen aydınlatma metni ve onay kayıtları sistemde saklanır.
Devamını okuDaha az göster
Mobil yoklamada konum yalnızca kayıt anında alınır; çalışanın gün boyu izlenmesi bu sistemin amacı değildir. Bu sınır hem teknik olarak uygulanır hem de aydınlatma metninde açıkça yazılır.
Terminal ile sunucu arasındaki bağlantı koptuğunda okutmalar cihaz belleğinde birikir, bağlantı geldiğinde eksiksiz aktarılır. Saha uygulaması da kapsama dışındaki bölgelerde kaydı telefonda saklayıp sonradan gönderir; kaydın gerçek zamanı ile gönderim zamanı ayrı tutulur.
09Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
10Sık sorulan sorular
Personel takip programı hakkında sık sorulan sorular
Personel takip programı fiyatları neye göre belirlenir?
Lokasyon ve terminal sayısı, terminal markası çeşitliliği, vardiya ve fazla mesai kurallarının karmaşıklığı, mobil yoklama ihtiyacı, bordro ve İK entegrasyonları maliyeti belirler. Mevcut düzeninizi inceledikten sonra yazılı teklif sunuyoruz.
Elimizdeki kart okuyucular yeni sistemle çalışır mı?
Çoğu terminal SDK, veritabanı erişimi ya da dosya aktarımıyla veri verir. Keşif aşamasında cihaz modellerinizi inceleyip bağlantı yöntemini belirliyoruz; desteklenmeyen bir cihaz varsa bunu baştan bildiriyoruz.
Saha çalışanlarının konumunu sürekli takip edecek miyiz?
Hayır. Önerdiğimiz yapıda konum yalnızca işe başlama ve bitiş kaydında alınır. Sürekli konum takibi farklı bir hukuki değerlendirme gerektirir ve personel takip programının kapsamı dışında tutulur.
PDKS verisi bordro hesabı için yeterli mi?
Puantaj bordronun temel girdisidir, ancak bordro hesabı ayrı bir uzmanlık ister. Personel takip programı çalışılan süreleri ve fazla mesaiyi doğru çıkarır, hesap bordro programında ya da mali müşavirinizde yapılır.
Alt işveren personelini de takip edebilir miyiz?
Evet. Alt işveren çalışanları ayrı bir firma altında tanımlanır, giriş çıkışları aynı terminallerden alınır ve raporlar firma bazında ayrıştırılır.
Personel takip programı yaptırmak ne kadar sürer?
Tek lokasyon ve tek terminal markasıyla başlayan bir kurulum hızlı ilerler; çok lokasyonlu yapılarda önce bir pilot şube devreye alınır. Takvimi keşiften sonra lokasyon sırasıyla birlikte yazılı olarak paylaşıyoruz.
11İlgili hizmetler