01Sorun ve çözüm
Kağıtsız ofis çözümü tek bir yazılım değil, bu kâğıt trafiğinin kaynağında kesilmesidir. Önce şirketinizde hangi belgelerin nerede doğduğunu, kimin elinden geçtiğini ve nerede saklandığını çıkarıyoruz. Ardından her belge tipi için doğru aracı seçiyoruz: dijital form, elektronik imza, kayıtlı elektronik posta, e-belge ya da taranmış arşiv. Hepsi ortak bir arayüzde, ortak bir yetki yapısıyla birleşir.
Devamını okuDaha az göster
Geçiş bir günde olmaz ve olmamalıdır. En çok kâğıt ve zaman tüketen belge tiplerinden başlayarak aşamalı bir plan kuruyoruz; her aşamanın sonunda o belgenin artık basılmadığını doğrulayıp bir sonrakine geçiyoruz.
02Kimler için
Kağıtsız ofis çözümü yaptırmak isteyen kurumlar
Kâğıt yükü, belgenin çok el değiştirdiği ve uzun süre saklanması gerektiği işlerde ağırlaşır.
- Sözleşme, vekâletname ve tutanakların ıslak imzayla yürüdüğü hukuk ve danışmanlık ofisleri
- Şubelerinden merkeze düzenli olarak evrak gönderen perakende, lojistik ve finans şirketleri
- Personel özlük dosyalarını ve imzalı tutanakları kâğıtta biriktiren yoğun istihdamlı işletmeler
- Arşiv odası dolmuş, eski belgeleri bulmak için gün kaybeden kamuya hizmet veren kuruluşlar
- Uzaktan ve hibrit çalışmaya geçmiş ama onay süreçleri hâlâ ofiste imzaya bağlı kalan şirketler
03İhtiyaçlar
Kâğıttan dijitale geçişte karşılaşılan ihtiyaçlar
Her belge tipi aynı yolla dijitale taşınmaz; ayrım projenin ilk işidir.
- 01
Belge envanteri
Hangi formun ayda kaç kez doldurulduğu, kaç kişinin imzasından geçtiği ve ne kadar saklandığı listelenir. Bu envanter, hangi belgenin önce dijitale taşınacağını belirler.
- 02
İmzanın yerini ne alacak
Bazı belgelerde sistem içi onay kaydı yeterlidir, bazılarında güvenli elektronik imza ya da mobil imza gerekir. Hangi belgede hangisinin kullanılacağını hukuk danışmanınızla birlikte netleştiriyoruz.
- 03
Dışarıdan gelen kâğıt
Tedarikçi irsaliyesi, müşteri dilekçesi ya da resmî yazı kâğıtla gelmeye devam edebilir. Gelen evrak girişte taranır, türü ve ilgili kaydı belirlenir; asıl nüsha gerekiyorsa fiziksel arşivdeki yeri not edilir.
- 04
Geçmiş arşivin durumu
Eski klasörlerin tamamını taramak çoğu zaman gerekmez. Sık başvurulan ve saklama süresi devam eden belgeler önceliklendirilir, gerisi için kutu ve raf düzeyinde dijital fihrist yeterli olabilir.
04Özellikler
Kağıtsız ofis çözümünün parçaları
İhtiyaca göre aşağıdaki bileşenlerden bir kısmı ya da tamamı kurulur.
- 01
Matbu formların dijital karşılığı
İzin, avans, malzeme talebi, tutanak gibi formlar alan kontrolleriyle web ve mobilde doldurulur; doldurulan veri yeniden yazılmadan ilgili sisteme geçer.
- 02
Elektronik ve mobil imza akışı
Belge hazırlanır, imzacı sırası belirlenir, her imzacı kendi e-imza ya da mobil imzasıyla imzalar. İmzalı dosya zaman damgasıyla birlikte saklanır ve doğrulanabilir.
- 03
Tarama ve metin tanıma
Çok fonksiyonlu yazıcılardan gelen taramalar belirli bir klasöre düşer, OCR ile aranabilir metne dönüştürülür. Barkodlu kapak sayfası kullanıldığında belge doğru kayda kendiliğinden bağlanır.
- 04
Gelen ve giden evrak defteri
Her evraka sayı verilir, sevk edildiği birim ve cevap durumu izlenir. Cevap süresi yaklaşan evraklar sorumluya hatırlatılır.
- 05
Baskı yerine paylaşım
Bir belgenin birden fazla birime gitmesi gerektiğinde fotokopi yerine yetkili kişilere erişim verilir; kim açtı, kim indirdi kayıt altındadır.
05Entegrasyonlar
E-imza, KEP ve e-belge bağlantıları
Kağıtsız düzenin hukuki ve mali tarafı, resmî altyapılarla doğru bağlantı kurulmasına dayanır.
- 01
E-imza ve mobil imza
Kullanıcıların mevcut e-imza kartları ya da operatörlerinin sunduğu mobil imza hizmeti, imza akışına bağlanır.
- 02
Kayıtlı elektronik posta
Resmî bildirim niteliğindeki yazışmalar için KEP hesabınız sisteme bağlanır; gönderim ve teslim delilleri ilgili evrakla birlikte saklanır.
- 03
e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye
Mali belgeler GİB'in yetkilendirdiği özel entegratörünüz üzerinden düzenlenir; sistem bu belgeleri ilgili cari ve sipariş kaydıyla eşleştirir.
- 04
ERP ve İK sistemleri
Dijital formdan gelen veri, örneğin bir avans talebi, muhasebe ya da İK sistemine doğrudan aktarılır.
06Süreç
Çalışma süreci
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
07Teknoloji
Uzun süreli saklama ve belge bütünlüğü
Kâğıt arşivin dijital karşılığı yıllarca açılabilir kalmalıdır. Belgeleri uzun süreli saklamaya uygun PDF/A biçiminde tutuyor, dosyaların özet değerlerini kaydederek sonradan değiştirilip değiştirilmediğini denetlenebilir kılıyoruz. Saklama süresi belge tipine göre tanımlanır; süresi dolan belgeler onayla imha listesine alınır.
Devamını okuDaha az göster
Kâğıt dosyada kimin dolabı açtığı bilinmez, dijitalde bilinir. Belge tipi, birim ve gizlilik derecesine göre yetki tanımlanır; kişisel veri içeren belgelerde erişim KVKK'nın veri güvenliği yükümlülüğüne uygun biçimde sınırlanır ve her görüntüleme kaydedilir.
Taranmış arşiv büyüdükçe depolama ihtiyacı artar. Sık erişilen belgeler hızlı depolamada, eski belgeler daha ekonomik bir katmanda tutulur; yedekler farklı bir lokasyonda saklanır ve geri yükleme düzenli olarak denenir.
08Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
09Sık sorulan sorular
Kağıtsız ofis çözümü hakkında sık sorulan sorular
Kağıtsız ofis çözümü yaptırmak için tüm arşivi taramamız gerekir mi?
Gerekmez. Asıl kazanç, bundan sonra üretilen belgelerin kâğıda hiç dökülmemesinden gelir. Geçmiş arşivden yalnızca sık başvurulan ve saklama süresi devam eden belgeleri taramayı öneriyoruz.
Elektronik imzalı belge ıslak imzanın yerini tutar mı?
Güvenli elektronik imza birçok işlemde ıslak imzayla aynı sonucu doğurur, ancak kanunun istisna tuttuğu işlemler de vardır. Belge tiplerinizi listeleyip hangisinde e-imza, hangisinde sistem içi onay kullanılacağını hukuk danışmanınızla birlikte belirliyoruz.
Kağıtsız ofis çözümü fiyatları neye göre değişir?
Dijitale taşınacak belge tipi ve form sayısı, e-imza ve KEP entegrasyonu, tarama ve OCR ihtiyacı, mevcut sistemlerle bağlantılar, kullanıcı sayısı ve depolama hacmi maliyeti belirler. Belge envanterinden sonra aşamalara bölünmüş yazılı teklif hazırlıyoruz.
Çalışanlar alışkanlıklarını bırakmakta zorlanırsa ne yapıyorsunuz?
Her aşamada önce belge sahibi birimle çalışıyor, kısa eğitimler veriyoruz. Geçiş tarihinden sonra eski matbu formun basılmaması ve dijital yolun daha kısa olması alışkanlığı kendiliğinden değiştirir.
Doküman yönetim sistemi ile kağıtsız ofis aynı şey mi?
Doküman yönetim sistemi kağıtsız ofisin önemli bir parçasıdır ama tek başına yetmez. Formların dijitalleşmesi, imza akışı, gelen evrak kaydı ve e-belge bağlantıları da kurulmadığında kâğıt başka bir noktadan sürece geri girer.
Sistem kendi sunucumuzda çalışabilir mi?
Evet. Belge gizliliği yüksek kurumlarda kurum içi sunucu, diğerlerinde AWS, Azure ya da Google Cloud gibi bir bulut ortamı tercih edilebilir. Karar, belge hacmi ve bilgi işlem ekibinizin kapasitesiyle birlikte verilir.
10İlgili hizmetler