01Sorun ve çözüm
İK yazılımı çalışanla ilgili kayıtları tek bir kişi kartında birleştirir ve onların etrafındaki işleri, yani izin talebini, belge toplamayı, zimmeti, eğitimi ve bordroya giden değişkenleri, tanımlı akışlara bağlar. Biz bu sistemi şirketinizin izin politikası, onay hiyerarşisi ve organizasyon yapısı üzerine kuruyoruz; hazır bir ürünün varsaydığı düzene ekibinizi uydurmaya çalışmıyoruz.
02Kimler için
İK yazılımı yaptırmak hangi şirketler için anlamlı
Personel sayısından çok, kuralların ve lokasyonların çeşitliliği belirleyicidir.
- Fabrika, saha ve ofis çalışanları için farklı izin, vardiya ve yan hak kuralları uygulayan üretim şirketleri
- Birden çok şirket ya da şube altında personel istihdam eden ve tek bir İK ekibinden yönetilen gruplar
- Özlük dosyalarını hâlâ kâğıtta tutan ve denetim öncesinde eksik belge aramakla uğraşan işletmeler
- Bordroyu dış bir mali müşavire yaptırıp değişken bilgileri her ay elle hazırlayan firmalar
- Kullandığı hazır insan kaynakları paketini kendi onay zinciri ya da raporlarına uyarlayamayan kurumlar
03İhtiyaçlar
İnsan kaynakları ekiplerinin günlük darboğazları
İK yazılımı projesine başlarken önce bu noktalarda ne kadar zaman kaybedildiğine bakıyoruz.
- 01
Eksik ve dağınık özlük belgeleri
Kimlik fotokopisi, diploma, sağlık raporu, ikametgâh ve imzalı sözleşme farklı zamanlarda farklı kişilere teslim edilir. Belge tipine göre zorunluluk ve geçerlilik tarihi tanımlanınca eksikler listelenir, süresi dolan raporlar önceden hatırlatılır.
- 02
İzin hakkı hesapları
Kıdeme bağlı yıllık izin, mazeret izni, ücretsiz izin ve devreden günler Excel'de kolayca karışır. Hak ediş kurallarını İK ve hukuk danışmanınızla birlikte netleştirip sisteme işliyoruz; çalışan bakiyesini kendisi görür, yönetici ekip takvimiyle onaylar.
- 03
Organizasyon değişiklikleri
Departman değişikliği, terfi ya da yönetici değişimi onay akışlarını, yetkileri ve maliyet merkezini etkiler. Tarihli organizasyon kaydı sayesinde geçmişe dönük raporlar o tarihteki yapıyla alınabilir.
- 04
Bordroya giden değişkenler
Fazla mesai, prim, avans, yol ve yemek yardımı gibi kalemler ay sonunda birkaç kaynaktan toplanır. Bunlar dönem bazında kilitlenip tek bir aktarım dosyasıyla bordroyu hazırlayan tarafa gider.
- 05
İşe başlama ve oryantasyon
Teklifin kabulünden ilk iş gününe kadar sözleşme, belge, ekipman ve eğitim adımları atlanmamalıdır. Pozisyona göre hazırlanan kontrol listesi her adımı sorumlusuna atar.
04Özellikler
İK yazılımında şirkete göre şekillenen modüller
Personel kartı ve izin yönetimi gibi temel parçaların yanında hangi modüllerin açılacağı ihtiyaca göre seçilir.
- 01
Çalışan self servis ekranı
Çalışan izin talebini mobilden açar, bordro pusulasını indirir, adres ya da banka bilgisini değişiklik onayına gönderir. Basit soruların İK'ya gelmesi azalır.
- 02
Zimmet ve iade takibi
Bilgisayar, telefon, araç, kartvizit ve iş elbisesi gibi teslimler imzalı tutanakla kişi kartına bağlanır. Ayrılış sürecinde iade edilmemiş kalemler otomatik listelenir.
- 03
Eğitim ve yetkinlik kayıtları
Zorunlu iş sağlığı ve güvenliği eğitimleri, mesleki belgeler ve iç eğitimler tarihleriyle izlenir; yenilenmesi gerekenler sorumlu yöneticiye bildirilir.
- 04
Kadro ve pozisyon planı
Onaylı kadro, dolu ve boş pozisyonlar departman bazında görünür. Yeni pozisyon talebi bütçe onayından geçerek işe alım sürecini başlatır.
- 05
İK raporları
Personel devir oranı, izin kullanımı, fazla mesai yoğunluğu ve departman bazlı personel maliyeti yetkiye göre panellerde sunulur.
05Özel yazılım
Hazır İK programı yerine özel yazılım ne zaman gerekir
Hazır insan kaynakları ürünleri yaygın senaryoları iyi karşılar: standart izin türleri, tek kademeli onay, temel personel kartı. Zorluk istisnalarda başlar. Vardiyalı ve beyaz yakalı çalışanlara farklı hak ediş kuralı, toplu sözleşmeden gelen ek izinler, şirketler arası geçişte kıdemin taşınması ya da onayın pozisyona değil projeye göre değişmesi gibi kurallar çoğu pakette ya parametreyle karşılanamaz ya da her güncellemede yeniden ele alınması gereken uyarlamalar ister.
Devamını okuDaha az göster
Özel geliştirmede bu kurallar sistemin temel mantığına yazılır ve şirket büyüdükçe genişletilir. Veri sizin sunucunuzda ya da seçtiğiniz bulut hesabında durur, kullanıcı başına lisans artışı söz konusu olmaz. Hazır ürünün sizin için yeterli olduğunu düşündüğümüz durumda bunu da açıkça söylüyoruz; bazen doğru yol, mevcut paketin yanına yalnızca eksik kalan modülü geliştirmektir.
06Entegrasyonlar
Bordro, geçiş kontrol ve diğer sistemlerle bağlantı
İK verisi şirketin birçok sistemini besler; tek kaynaktan dağıtılması tutarlılığı sağlar.
- 01
Bordro programı
Değişken kalemler ve personel hareketleri, örneğin Logo, Mikro ya da Netsis gibi programların bordro modüllerine ya da mali müşavirinizin istediği dosya biçimine aktarılır.
- 02
Personel devam kontrol cihazları
Kartlı ya da yüz tanımalı giriş terminallerinden gelen kayıtlar fazla mesai ve devamsızlık hesabına girdi olur.
- 03
Kurumsal dizin ve e-posta
İşe giren çalışan için dizin hesabı açılması, ayrılan için kapatılması İK kaydındaki tarihe bağlanır; böylece erişim unutulmaz.
- 04
Aday takip ve işe alım
Teklifi kabul eden adayın bilgileri ikinci kez girilmeden personel kartına dönüşür.
- 05
Resmî bildirim hazırlığı
SGK işe giriş ve çıkış bildirimleri için gereken bilgiler eksiksiz tutulur; bildirimin hangi yöntemle yapılacağı mevcut çalışma düzeninize göre planlanır.
07Süreç
İK yazılımı yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
08Teknoloji
Kişisel veri güvenliği ve erişim katmanları
İK verisi şirketteki en hassas verilerdendir: kimlik ve adres bilgisi, maaş, sağlık raporu, engellilik durumu, hatta disiplin kayıtları. Sağlık bilgisi KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veridir ve daha sıkı korunmalıdır. Bu yüzden erişimi alan düzeyinde ayırıyoruz; departman yöneticisi ekibinin izin takvimini görür ama maaş ve sağlık bilgilerini görmez. Belgeler şifreli depolanır, kimin hangi dosyayı açtığı kayıt altına alınır.
Devamını okuDaha az göster
Çalışanlara aydınlatma metni sunulması ve onayların saklanması sistemin içinde yapılır. Saklama süresi dolan kayıtlar için silme ya da anonimleştirme akışı tanımlanır; sürelerin kendisini hukuk danışmanınızla birlikte belirliyoruz.
Saha ve fabrika çalışanlarının çoğu masaüstü bilgisayar kullanmaz. Self servis ekranı bu nedenle mobil öncelikli tasarlanır, gerekirse fabrika girişindeki ortak bir kiosk üzerinden kart okutarak da kullanılabilir.
09Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
10Sık sorulan sorular
İK yazılımı hakkında sık sorulan sorular
İK yazılımı fiyatları hangi etkenlere bağlı?
Açılacak modüller, personel ve şirket sayısı, izin ve onay kurallarının karmaşıklığı, bordro ve geçiş kontrol entegrasyonları, mobil uygulama ihtiyacı ve eski verinin aktarımı maliyeti belirler. Analizden sonra modül bazında ayrıştırılmış yazılı teklif sunuyoruz.
Bordroyu da İK yazılımı mı hesaplayacak?
Genellikle hayır. Bordro hesabı mevzuat değişikliklerini sürekli izleyen ayrı bir uzmanlık ister; çoğu şirkette mevcut bordro programı ya da mali müşavir bu işi sürdürür. İK yazılımı bordroya giren değişkenleri doğru ve zamanında hazırlar.
Kâğıttaki özlük dosyalarını sisteme nasıl aktarırız?
Belgeler taranır, belge tipine göre sınıflandırılır ve ilgili personel kartına bağlanır. Taramayı kendi ekibiniz yapabilir; biz toplu yükleme ve eşleştirme aracını sağlıyor, eksik belge listesini sistemden çıkarıyoruz.
Çalışanlar uygulamayı telefondan kullanabilir mi?
Evet. İzin talebi, bordro pusulası, belge yükleme ve duyurular mobil uyumlu web arayüzünden ya da ihtiyaç varsa ayrı bir mobil uygulamadan kullanılır. Şirket e-postası olmayan saha personeli telefon numarası ile doğrulanabilir.
Mevcut hazır İK programımızı bırakmadan eksik kısmı geliştirebilir misiniz?
Mevcut ürün API ya da veri aktarımı sunuyorsa evet. Örneğin personel kartını hazır üründe tutup şirketinize özgü onay akışlarını ya da raporları ayrı bir uygulamada geliştirmek mümkündür.
İK yazılımı yaptırmak ne kadar sürer?
Personel kartı ve izin yönetimiyle sınırlı bir ilk sürüm, zimmet, eğitim ve bordro entegrasyonunu içeren kapsamlı bir kurulumdan çok daha kısa sürede devreye alınır. Takvimi analiz sonunda modül sırasıyla birlikte yazılı olarak paylaşıyoruz.
11İlgili hizmetler