01Sorun ve çözüm
Filo yönetim yazılımı her aracın kimliğini, belgelerini, masraflarını ve kullanıcı geçmişini tek kartta toplar. Yaklaşan muayene, sigorta ve bakım tarihleri önceden hatırlatılır; yakıt, bakım, lastik ve ceza giderleri araca ve sürücüye bağlanarak kilometre başına maliyet hesaplanır. Yazılımı filonuzun yapısına göre kuruyoruz: operasyonel kiralama sözleşmeleri, havuz araç rezervasyonu, bölge ve departman bazlı maliyet dağıtımı gibi ihtiyaçlar baştan ele alınır.
02Kimler için
Filo yönetim yazılımı yaptırmak kimler için uygun
Araç sayısı tek bir kişinin hafızasıyla izlenemeyecek düzeye gelen her işletme için anlamlıdır.
- Satış ve saha ekiplerine araç tahsis eden, araçları kiralık ve öz mal karışık olan şirketler
- Kamyon, çekici ve hafif ticari araçlardan oluşan filosunun maliyetini sefer ve müşteri bazında görmek isteyen lojistik firmaları
- Ortak kullanılan havuz araçlar için rezervasyon ve teslim düzeni kurmak isteyen kurumlar
- İş makinesi ve araçlarını farklı şantiyelere gönderen, maliyeti projelere dağıtması gereken inşaat firmaları
- Bölge müdürlüklerine dağılmış araçlarını merkezden izlemek isteyen çok şubeli yapılar
03İhtiyaçlar
Filo sorumlularının takip etmek zorunda olduğu kalemler
Bir aracın yaşam döngüsünde onlarca belge, tarih ve masraf kalemi vardır; birinin kaçması doğrudan maliyet ya da risk doğurur.
- 01
Tarihi geçen belgeler
Muayenesi geçmiş ya da sigortası yenilenmemiş bir araçla yola çıkmak ceza ve hasar riskini büyütür. Muayene, trafik sigortası ve kasko tarihleri araç kartında tutulur, yaklaştığında sorumluya ve sürücüye bildirim gider.
- 02
Cezaların doğru kişiye yansıtılması
Trafik cezası ve köprü-otoyol ihlali bildirimleri araca gelir, ama sorumluluk o saatte aracı kullanana aittir. Zimmet ve rezervasyon kaydı sayesinde ihlal tarihi doğru sürücüyle eşleştirilir.
- 03
Kiralık araçlarda kilometre ve hasar
Operasyonel kiralamada sözleşme kilometresi aşıldığında ya da iade sırasında hasar tespit edildiğinde ek bedel çıkar. Kilometre gidişatı sözleşme limitine göre izlenir, araç teslim ve iadesinde fotoğraflı kontrol yapılır.
- 04
Gerçek araç maliyetinin görünmemesi
Yakıt, bakım, lastik, sigorta ve kira ayrı faturalarla geldiğinde hangi aracın pahalıya mal olduğu anlaşılmaz. Bütün giderler araca bağlanır, kilometre başı maliyet karşılaştırılabilir hale gelir.
04Özellikler
Filo yönetim yazılımında geliştirilen modüller
Modüller filonuzun büyüklüğüne ve araç sahiplik yapısına göre seçilir.
- 01
Fotoğraflı teslim ve iade
Sürücü aracı teslim alırken ve bırakırken mobil uygulamada kilometre, yakıt seviyesi ve dört yönden fotoğraf girer; mevcut hasarlar işaretlenir ve sonraki teslimde karşılaştırılır.
- 02
Havuz araç rezervasyonu
Çalışan ihtiyaç duyduğu tarih ve güzergah için araç talep eder, onaydan sonra uygun araç atanır; anahtar teslimi ve iadesi kayıt altına alınır.
- 03
Lastik ve sezon değişimi
Her aracın yazlık ve kışlık lastik takımı, diş derinliği ve depolandığı yer kaydedilir; sezon değişimi için toplu planlama yapılır.
- 04
Hasar ve kaza dosyası
Kaza tespit tutanağı, fotoğraflar, eksper raporu ve onarım faturası tek dosyada toplanır; dosyanın sigorta tarafındaki durumu izlenir.
- 05
Maliyet dağıtımı
Araç giderleri departman, proje ya da masraf merkezine dağıtılır ve muhasebeye bu kırılımla aktarılır.
05Entegrasyonlar
Filo yönetim yazılımı entegrasyonları
Filo verisinin büyük kısmı dışarıdan gelir; elle girilmemesi için kaynakları baştan bağlıyoruz.
- 01
Araç takip ve telematik
Araç takip sistemi kullanıyorsanız gerçek kilometre ve motor saati bilgisi oradan alınır, bakım hatırlatmaları sürücünün girdiği değere değil cihazdan gelen veriye dayanır.
- 02
Akaryakıt filo kartları
Akaryakıt şirketlerinin taşıt tanıma ya da filo kartı sistemlerinden alınan tüketim raporları, sağlanan dosya veya web servisi yöntemine göre araçlarla eşleştirilir.
- 03
Kiralama şirketi raporları
Operasyonel kiralama firmalarının gönderdiği araç, kilometre ve fatura listeleri içe aktarılarak sözleşme takibiyle karşılaştırılır.
- 04
Muhasebe ve İK
Araç giderleri kullandığınız muhasebe programına masraf merkeziyle aktarılır; sürücü bilgileri ve işten ayrılışlar İK yazılımından alınarak zimmet iadesi tetiklenir.
06Süreç
Filo yönetim yazılımı yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
07Teknoloji
Otoparkta, sahada ve merkezde çalışan yapı
Araç teslimleri çoğu zaman kapalı otoparklarda ya da şantiye alanlarında yapılır ve bağlantı zayıftır. Teslim uygulaması fotoğrafları ve kontrol listesini cihazda saklar, bağlantı geldiğinde sunucuya yükler; fotoğraflar yüklenmeden önce boyutlandırılır, mobil veri yükü azaltılır.
Devamını okuDaha az göster
Filo yazılımı ehliyet bilgisi, ceza kayıtları ve sürüş geçmişi gibi kişisel veriler barındırır. Sürücü yalnızca kendi kayıtlarını, bölge sorumlusu kendi bölgesindeki araçları görür; ehliyet görüntüleri gibi belgeler şifreli depolanır. Bu verilerin işlenmesi için gereken aydınlatma metnini hukuk danışmanınızla hazırlamanızı öneririz.
Hatırlatma ve bildirim motoru zamanlanmış görevlerle çalışır; her hatırlatmanın kime ve ne zaman gönderildiği kayıt altında tutulur, böylece kaçan bir yenilemenin nerede aksadığı sonradan görülebilir.
08Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
09Sık sorulan sorular
Filo yönetim yazılımı hakkında sık sorulan sorular
Filo yönetim yazılımı fiyatları hangi etkenlere bağlıdır?
Araç sayısı, kullanılacak modüller, mobil teslim uygulaması, araç takip ve akaryakıt kartı entegrasyonları ile muhasebe aktarımı kapsamı belirler. Filo yapınızı ve mevcut tablolarınızı inceledikten sonra yazılı teklif sunuyoruz.
Araç takip cihazı olmadan filo yönetimi yapılabilir mi?
Evet. Kilometre bilgisi teslimlerde, yakıt alımlarında ya da periyodik olarak sürücü tarafından girilebilir. Araç takip cihazı varsa bu bilgi otomatik gelir ve bakım planları daha isabetli olur.
Kiralık araçlarımızın sözleşme bilgilerini de takip edebilir miyiz?
Evet. Kiralama firması, sözleşme başlangıç ve bitişi, kilometre limiti ve aylık kira kalemi araç kartında tutulur; limit aşımına yaklaşan araçlar ve bitişi yaklaşan sözleşmeler önceden listelenir.
Trafik cezalarını sürücülere nasıl eşleştiriyorsunuz?
Ceza bildirimindeki plaka, tarih ve saat bilgisi o anda aracın kimde olduğunu gösteren zimmet ya da rezervasyon kaydıyla karşılaştırılır. Eşleşen sürücüye bildirim gider; cezanın nasıl yansıtılacağı şirket politikanıza göre belirlenir.
Filo yönetim yazılımı yaptırmak için mevcut verilerimizi hazırlamamız gerekir mi?
Elinizdeki araç listesi, sigorta ve muayene tarihleri ile zimmet tabloları yeterli bir başlangıçtır. Bu dosyaları birlikte gözden geçirip eksik alanları işaretliyor, aktarımı biz yapıyoruz.
Sürücüler için ayrı bir mobil uygulama şart mı?
Teslim, iade ve masraf girişi sahada yapılıyorsa mobil ekran gerekir; bu ekran çoğu durumda PWA olarak kurulabilir ve mağazadan uygulama indirmek gerekmez. Arka planda çalışma ya da cihaz özellikleri gerekiyorsa yerel uygulama planlanır.
10İlgili hizmetler