01Sorun ve çözüm
Elektronik onay sistemi, talepleri önceden tanımlanmış kurallara göre doğru kişilere sırayla ya da paralel olarak yönlendirir. Onaycı bildirimi telefonuna alır, talebin ayrıntısını ve eklerini görür, tek dokunuşla onaylar, reddeder ya da açıklama ister. Her adım zaman damgasıyla kaydedilir. Kurduğumuz yapıda onay kuralları kod içinde değil, yetkili kullanıcıların düzenleyebileceği bir onay matrisinde tutulur; organizasyon değiştiğinde yazılım değiştirmek gerekmez.
02Kimler için
Elektronik onay sistemi kimlerin işine yarar
Islak imzalı formların ya da e-posta zincirlerinin karar sürecini yavaşlattığı her kurum için uygundur.
- Satın alma, masraf ve avans taleplerini birden fazla yönetici kademesinden geçiren orta ve büyük ölçekli şirketler
- Yöneticileri sık seyahat eden ya da farklı lokasyonlarda çalışan, onayların masaya bağlı kalmasını istemeyen firmalar
- Fiyat istisnası, iskonto ya da kredi limiti aşımı gibi satış onaylarını hızlandırmak isteyen ticari ekipler
- İzin, fazla mesai ve görevlendirme taleplerini kâğıt formdan çıkarmak isteyen insan kaynakları birimleri
- İç denetim ve uyum gereği her kararın kim tarafından ve hangi gerekçeyle verildiğini belgelemesi gereken kurumlar
03İhtiyaçlar
Onay süreçlerinde tıkanan noktalar
Onay gecikmelerinin çoğu kararsızlıktan değil, talebin kimde beklediğinin görünmemesinden doğar.
- 01
Tutara ve türe göre değişen yetkiler
Belirli bir tutarın altındaki talebi birim müdürü, üstünü genel müdür onaylar; bazı kalemler ayrıca bilgi işlem ya da hukuk görüşü ister. Bu kurallar onay matrisinde tanımlanır, talep doğru zinciri kendisi bulur.
- 02
Onaycının yokluğu
İzinde ya da raporlu olan yöneticinin masasında bekleyen talepler işi durdurur. Vekâlet tanımıyla belirli tarihler arasında onay yetkisi başka bir kişiye devredilir, kayıtta asıl onaycının adına vekâleten verildiği görünür.
- 03
Bekleme süresinin bilinmemesi
Talebin kaç gündür kimde durduğu izlenmezse sorumluluk belirsizleşir. Belirlenen süre aşıldığında hatırlatma gider, gerekirse talep bir üst kademeye yükselir.
- 04
Onaydan sonra değişen talep
Onay verildikten sonra tutarın ya da ekin değiştirilmesi ciddi bir denetim riskidir. Onaylanan sürüm kilitlenir, değişiklik yeni bir onay turu başlatır.
04Özellikler
Elektronik onay sisteminde kurgulanan işlevler
Form tasarımından raporlamaya kadar onay sürecinin her adımı yapılandırılabilir.
- 01
Form tasarımcısı
Her talep türü için alanlar, zorunlu ekler ve hesaplama kuralları tanımlanır; yeni bir form türü yazılım geliştirmeden eklenebilir.
- 02
Koşullu ve paralel onay
Tutar, masraf merkezi ya da kategoriye göre zincir dallanır; hukuk ve finans görüşü gibi adımlar aynı anda yürütülüp ikisi tamamlandığında bir sonraki kademeye geçilir.
- 03
E-postadan ve mobilden onay
Onaycı sisteme girmeden bildirim e-postasındaki ya da mobil bildirimdeki güvenli bağlantıyla karar verebilir; kimlik doğrulama adımı korunur.
- 04
Onay geçmişi ve denetim raporu
Her talebin kimden geçtiği, ne kadar beklediği ve hangi açıklamayla karara bağlandığı denetim için dışa aktarılabilir bir raporda toplanır.
05Entegrasyonlar
Elektronik onay sistemi entegrasyonları
Onay, bir sürecin ortasındaki adımdır; öncesindeki ve sonrasındaki sistemlerle bağlı olması gerekir.
- 01
Kullanıcı dizini ve organizasyon şeması
Kullanıcılar ve yönetici ilişkileri Active Directory, Microsoft Entra ID ya da İK yazılımından alınır; birim değiştiren çalışanın onay zinciri kendiliğinden güncellenir.
- 02
ERP ve satın alma
Onaylanan satın alma talebi ERP'de sipariş olarak açılır; bütçe kontrolü gerekiyorsa talep anında kalan bütçe ERP ya da bütçe sisteminden okunur.
- 03
İK ve izin bakiyesi
İzin talebi açılırken çalışanın kalan izin hakkı İK yazılımından gösterilir, onaylanan izin bordro sistemine aktarılır.
- 04
E-imza ve mobil imza
Hukuki sonuç doğuracak belgelerde onay adımına e-imza ya da mobil imza sağlayıcısıyla imzalama eklenebilir; hangi belgede gerektiğini hukuk danışmanınızla belirlersiniz.
- 05
Microsoft Teams ve e-posta
Onay bildirimleri kurumsal e-postaya ya da Microsoft Teams kanalına iletilebilir.
06Süreç
Elektronik onay sistemi yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
07Teknoloji
Kural motoru ve değiştirilemez onay kaydı
Onay kurallarını sabit kodlamak yerine sürümlenen bir kural yapısında tutuyoruz. Matris değiştiğinde yalnızca yeni açılan talepler yeni kuralla ilerler; süreçte olan talepler başladıkları kuralla tamamlanır. Böylece geçmişteki bir kararın hangi yetki tanımına göre verildiği sonradan da gösterilebilir.
Devamını okuDaha az göster
Onay kayıtları yalnızca eklenebilir bir yapıda saklanır: karar, kullanıcı, zaman ve o anki talep sürümünün özet değeri birlikte yazılır. Yönetici yetkisine sahip biri bile geçmiş bir onayı sessizce değiştiremez. Oturumlar kurumsal kimlik sağlayıcınız üzerinden açılır, mobil onaylarda ek doğrulama adımı istenebilir.
08Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
09Sık sorulan sorular
Elektronik onay sistemi hakkında sık sorulan sorular
Elektronik onay sistemi fiyatları neye bağlı?
Talep türü sayısı, onay kurallarının karmaşıklığı, form tasarımcısı ihtiyacı, ERP ve İK entegrasyonları, e-imza ve mobil uygulama gibi kalemler belirleyicidir. Mevcut onay formlarınızı inceledikten sonra yazılı teklif hazırlıyoruz.
Elektronik onay ile e-imza arasındaki fark nedir?
Elektronik onay, kimin neyi ne zaman onayladığını kayıt altına alan bir iş akışıdır ve iç süreçlerin çoğu için yeterlidir. E-imza ise nitelikli elektronik sertifikayla atılan, ıslak imzanın yerine geçebilen bir imzadır. Hangi belgede e-imzanın gerektiğini hukuk danışmanınızla netleştirmenizi öneririz.
Elektronik onay sistemi yaptırmak için hangi süreçten başlamalıyız?
Genellikle en çok talep üreten ve en çok bekleyen süreçten başlamak mantıklıdır; çoğu kurumda bu satın alma talebi ya da izin formudur. İlk süreç oturduktan sonra diğer formlar aynı altyapıya eklenir.
Onay zinciri yönetici değiştiğinde nasıl güncellenir?
Zincir kişi adlarıyla değil rol ve organizasyon ilişkisiyle tanımlanır. Kullanıcı dizininde yöneticisi değişen çalışanın talepleri yeni yöneticiye gider; özel durumlar için kişi bazlı istisna da tanımlanabilir.
İş akışı yazılımı ile elektronik onay sistemi aynı şey mi?
Elektronik onay, iş akışının en yaygın türüne odaklanır: bir talebin kurallara göre onaylanması. İş akışı yazılımı ise görev atama, belge üretimi ve sistemler arası adımlar dahil daha geniş süreçleri kapsar. Onay sistemi ileride iş akışı yazılımına genişletilebilecek şekilde kurulabilir.
Ne kadar sürede kullanıma açılır?
Belirleyici olan, onay matrisinin ne kadar hazır olduğudur; yetki tablosu yazılı değilse önce onu birlikte çıkarırız. İlk form türü canlıya alındıktan sonra diğer talep türleri ve entegrasyonlar sırayla eklenir.
10İlgili hizmetler