01Sorun ve çözüm
Dijital arşiv sistemi bu fiziksel arşivi taranmış, indekslenmiş ve aranabilir bir yapıya dönüştürür. Her belge dosya numarası, kişi ya da cari, belge türü ve tarih gibi alanlarla kaydedilir; aslının hangi kutuda ve rafta durduğu bilgisi de korunur. Yeni gelen evrak ise baştan dijital akışa girer. Sistemi arşivinizin gerçek dosya düzenine, tarama hacminize ve saklama kurallarınıza göre kuruyor; tarama ekibinin hızla çalışabileceği bir indeksleme ekranını projenin merkezine koyuyoruz.
02Kimler için
Dijital arşiv sistemi yaptırmak isteyen kurumlar
Kâğıt arşivi hâlâ aktif olarak başvurulan ve yer, zaman ya da güvenlik sorunu yaratan her kurum için geçerlidir.
- Yıllara yayılan özlük dosyalarını dijitale taşımak isteyen insan kaynakları birimleri
- Müşteri sözleşmeleri ve kredi dosyaları gibi sık başvurulan evrakı şubeler arasında paylaşan finans ve sigorta kuruluşları
- Proje çizimleri, ruhsat ve hakediş evrakını uzun süre saklaması gereken inşaat ve mühendislik firmaları
- Öğrenci ve mezun dosyalarına hızlı erişim isteyen okullar ve üniversite birimleri
- Fiziksel arşiv deposu maliyetini azaltmak ve evrak talebini dijital kopyayla karşılamak isteyen işletmeler
03İhtiyaçlar
Kâğıt arşivden dijitale geçişte karşılaşılan konular
Arşiv projesinin zorluğu yazılımdan çok taranacak belgenin hacmi ve düzensizliğidir.
- 01
Dağınık ve eksik dosyalar
Bir klasörde birden fazla kişiye ait belge, tarihsiz evrak ya da eksik sayfalar bulunabilir. Tarama öncesinde ayıklama kuralları belirlenir, belirsiz belgeler ayrı bir kontrol kuyruğuna alınır.
- 02
Toplu tarama ve indeksleme hızı
Binlerce sayfayı tek tek adlandırmak sürdürülemez. Barkodlu ayraç sayfaları ile tarayıcıdan gelen yığın otomatik olarak belgelere bölünür ve dosya numarasına bağlanır.
- 03
Aslının yerini kaybetmemek
Dijital kopya varken bile bazı belgelerin aslına ihtiyaç duyulabilir. Her belgenin kutu, raf ve depo bilgisi kayıtta durur, asıl evrak talepleri ödünç verme kaydıyla izlenir.
- 04
Saklama süresi ve imha
Belge türüne göre saklama süresi tanımlanır; süresi dolan belgeler imha önerisi olarak listelenir ve imha işlemi onay ve tutanakla kaydedilir. Hangi belgenin ne kadar saklanacağını mevzuata göre birlikte netleştiririz.
04Özellikler
Dijital arşiv sisteminde öne çıkan işlevler
Tarama, indeksleme ve erişim adımları arşiv ekibinin iş yüküne göre tasarlanır.
- 01
Tarama istasyonu ekranı
Tarayıcıdan gelen sayfalar önizlenir, döndürme, silme ve birleştirme işlemleri yapılır; indeks alanları klavye ağırlıklı ve hızlı doldurulacak şekilde sıralanır.
- 02
Metin tanıma ile alan önerisi
Taranan sayfadaki T.C. kimlik numarası, vergi numarası, sözleşme numarası ya da tarih gibi alanlar okunup indeks formuna önerilir; operatör yalnızca onaylar ya da düzeltir.
- 03
Dosya ve klasör görünümü
Kişi ya da cari bazında tüm belgeler fiziksel klasör düzenine benzer sekmelerde gösterilir; eksik belge türleri işaretlenir.
- 04
Belge talebi ve paylaşım
Yetkisi olmayan bir kullanıcı belgeye erişim talebi açar, onaylanırsa süreli görüntüleme izni verilir; dış paylaşımlar filigranlı ve süreli bağlantıyla yapılır.
05Entegrasyonlar
Dijital arşivin bağlandığı sistemler
Arşiv, belgelerin üretildiği ve kullanıldığı sistemlerle bağlantılı olduğunda yeni evrak kendiliğinden yerini bulur.
- 01
Tarayıcılar ve çok fonksiyonlu yazıcılar
TWAIN uyumlu doküman tarayıcılardan ya da yazıcıların ağ klasörüne tarama özelliğinden gelen dosyalar sisteme alınır.
- 02
E-fatura ve e-arşiv fatura dosyaları
Özel entegratörünüzden gelen e-fatura ve e-arşiv faturaların XML ve PDF dosyaları cari ve tarih bilgisiyle birlikte arşive aktarılabilir.
- 03
ERP, İK ve muhasebe kayıtları
Belge, ERP'deki cari ya da sipariş, İK yazılımındaki personel kaydıyla ilişkilendirilir; kullanıcı ilgili kaydın ekranından belgeye ulaşır.
- 04
Doküman yönetim sistemi
Aktif olarak düzenlenen belgeler doküman yönetim sisteminde, tamamlanmış ve saklanacak belgeler arşivde tutulabilir; iki sistem arasında aktarım kurulur.
06Süreç
Dijital arşiv sistemi yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
07Teknoloji
Arşiv bütünlüğü, depolama ve kişisel veri
Arşiv belgeleri yıllarca değişmeden kalmalıdır. Her dosya için yükleme anında özet değeri hesaplanıp saklanır; dosyanın sonradan değiştirilip değiştirilmediği bu değerle doğrulanabilir. İstenirse arşiv katmanı yalnızca eklemeye izin veren, silme ve üzerine yazmayı engelleyen depolama seçenekleriyle kurulur.
Devamını okuDaha az göster
Taranmış görüntüler hızla büyük bir hacme ulaşır. Sık erişilen belgeler hızlı depolamada, eski belgeler daha düşük maliyetli arşiv depolamasında tutulur; AWS, Azure ya da Google Cloud gibi servislerin bu amaçla sunduğu katmanlar veya kurum içi sunucular seçilebilir. Yedekler farklı bir lokasyonda saklanır.
Özlük, sağlık ya da kimlik bilgisi içeren belgeler için erişim belge türü bazında sınırlanır, her görüntüleme kaydedilir. KVKK kapsamındaki saklama ve imha politikanızın sistemdeki kurallara dönüştürülmesini hukuk danışmanınızla birlikte planlıyoruz.
08Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
09Sık sorulan sorular
Dijital arşiv sistemi hakkında sık sorulan sorular
Dijital arşiv sistemi fiyatları nelere göre belirlenir?
Belge türü sayısı, indeks alanlarının yapısı, metin tanıma ihtiyacı, entegrasyonlar ve depolama hacmi yazılım kapsamını belirler. Fiziksel tarama hizmeti ayrı bir iş kalemidir; kendi ekibinizle mi yoksa bir tarama firmasıyla mı yapılacağı teklifi etkiler.
Dijital arşiv ile GİB'in e-Arşiv faturası aynı şey mi?
Hayır. e-Arşiv fatura, özel entegratör üzerinden düzenlenen elektronik fatura türüdür. Dijital arşiv sistemi ise kurumunuzun her türlü belgesini taranmış ya da elektronik olarak saklayıp düzenleyen bir yazılımdır; e-Arşiv faturalarınız da bu arşivde tutulabilir.
Taradıktan sonra kâğıt asıllarını imha edebilir miyiz?
Bu, belgenin türüne ve hukuki niteliğine bağlıdır. Bazı belgelerin aslının saklanması gerekebilir. Sistem gerekli kayıtları ve konum bilgisini tutacak şekilde kurulur; hangi belgenin aslının imha edilebileceğini hukuk danışmanınızla netleştirmenizi öneririz.
Taramayı kendi personelimizle yapabilir miyiz?
Evet. Tarama istasyonu ekranı ve barkodlu ayraç sayfaları, uzman olmayan bir ekibin de düzenli çalışabilmesi için tasarlanır. Hacim çok büyükse bir tarama firmasının ürettiği dosyalar da aynı indeks yapısıyla toplu içe aktarılabilir.
Dijital arşiv sistemi yaptırmak ne kadar sürer?
Yazılımın kurulumu ile mevcut arşivin taranması ayrı iki iştir. Yazılım belge türleri netleştikten sonra aşamalı olarak devreye alınır; tarama ise arşivin büyüklüğüne göre öncelikli dosyalardan başlanarak planlanır.
El yazısı belgeler de aranabilir hale gelir mi?
Metin tanıma basılı belgelerde iyi sonuç verir, el yazısında başarısı sınırlıdır. Bu tür belgeler indeks alanlarıyla, yani dosya numarası, kişi ve tarih bilgisiyle bulunur; içerik araması basılı belgelere odaklanır.
10İlgili hizmetler