01Sorun ve çözüm
Performans yönetim sistemi bu döngüyü yıl boyuna yayar. Şirket hedefleri departmanlara ve kişilere bağlanır, dönem içinde ilerleme ve geri bildirim kaydedilir, değerlendirme zamanı geldiğinde yönetici elindeki kayıtlarla konuşur. Biz sistemi sizin değerlendirme modelinize göre kuruyoruz: hedef ağırlıkları, yetkinlik seti, puan ölçeği, kimlerin geri bildirim vereceği ve kalibrasyonun nasıl yapılacağı şirketten şirkete değişir.
Devamını okuDaha az göster
Modeliniz henüz netleşmemişse yazılımdan önce bu kararları İK ekibinizle birlikte belgeliyoruz; kötü tasarlanmış bir süreci dijitale taşımak, onu yalnızca hızlandırır.
02Kimler için
Performans yönetim sistemi yaptırmak kimler için uygun
Değerlendirmeye giren çalışan sayısı ve değerlendirme katmanları arttıkça elle yürütülen süreç tıkanır.
- Yıllık değerlendirmeyi Excel ve e-postayla yürütüp sonuçları toplamak için haftalarını harcayan İK ekipleri
- Şirket hedeflerini kişisel hedeflere bağlamak ve ilerlemeyi dönem içinde görmek isteyen üst yönetim ekipleri
- Beyaz yaka için hedef bazlı, mavi yaka için yetkinlik bazlı farklı değerlendirme modelleri uygulayan üreticiler
- Proje bazlı çalışan ve çalışanın birden fazla yöneticiden geri bildirim alması gereken danışmanlık ve yazılım firmaları
- Prim ve ücret artışı kararlarını performans sonuçlarıyla şeffaf biçimde ilişkilendirmek isteyen şirketler
03İhtiyaçlar
Değerlendirme süreçlerinde sık yaşanan sorunlar
Sorunların çoğu formdan değil, sürecin yıl içinde görünmez kalmasından doğar.
- 01
Kopuk hedefler
Kişisel hedefler şirket önceliklerinden bağımsız yazıldığında herkes kendi hedefini tutturur ama şirket hedefi tutmaz. Hedeflerin üst hedefe bağlanması ve ağırlıklandırılması bu kopukluğu görünür kılar.
- 02
Yakın dönem yanılgısı
Yönetici yalnızca son dönemi hatırlar. Yıl içinde kaydedilen kısa notlar, ara görüşme özetleri ve tamamlanan hedefler değerlendirme anında önüne gelir.
- 03
Yöneticiler arası tutarsızlık
Bir yönetici herkese yüksek, diğeri herkese orta puan verir. Kalibrasyon toplantısında departmanlar arası dağılım karşılaştırılır, gerekçeli düzeltmeler kayıt altına alınır.
- 04
Sonucun gelişime dönüşmemesi
Değerlendirme bir puanla bittiğinde çalışan için anlamı kalmaz. Zayıf görülen yetkinlikler gelişim planına, gelişim planı eğitim ve görevlendirmelere bağlanır.
04Özellikler
Performans yönetim sisteminin bölümleri
Bölümler birbirinden bağımsız açılabilir; çoğu şirket hedef ve değerlendirme ile başlar.
- 01
Dönem ve takvim yönetimi
Hedef belirleme, ara görüşme, öz değerlendirme, yönetici değerlendirmesi ve kalibrasyon aşamaları tarihleriyle tanımlanır. Her aşamada tamamlanmayan formlar sorumlularına hatırlatılır.
- 02
Hedef kartı
Her hedefin ölçütü, ağırlığı, hedef değeri ve bağlı olduğu üst hedef kayıtlıdır. Ölçülebilir hedeflerde gerçekleşen değer KPI kaynağından otomatik gelebilir.
- 03
Yetkinlik değerlendirmesi
Pozisyon ailesine göre farklı yetkinlik setleri ve davranış göstergeleri tanımlanır. Değerlendiren, puanın yanında örnek bir davranış yazmaya yönlendirilir.
- 04
360 derece geri bildirim
Yönetici, ekip arkadaşları, bağlı çalışanlar ve iç müşteriler değerlendirmeye davet edilir. Belirlenen sayının altında yanıt gelen gruplarda sonuç gösterilmez, böylece kimin ne yazdığı tahmin edilemez.
- 05
Kalibrasyon ekranı
Departman ya da unvan bazında puan dağılımı, performans ve potansiyel matrisi üzerinde görülür. Toplantıda yapılan değişiklikler gerekçesiyle birlikte saklanır.
05Entegrasyonlar
İK, KPI ve eğitim sistemleriyle bağlantı
Performans verisi tek başına değil, çalışanın tüm İK yolculuğu içinde anlam kazanır.
- 01
İK yazılımı
Organizasyon yapısı, pozisyon, yönetici ve işe giriş tarihi İK kayıtlarından alınır; dönem ortasında yönetici değişikliği olduğunda değerlendirme yetkisi kendiliğinden devredilir.
- 02
KPI takip sistemi
Satış, üretim ya da hizmet hedefleri gibi sayısal hedeflerin gerçekleşen değerleri gösterge sisteminden okunur, elle taşınmaz.
- 03
Eğitim platformu
Gelişim planındaki eğitimler eğitim yönetim sistemine atanır, tamamlanma bilgisi geri gelir.
- 04
Bordro ve ücret planlaması
Kalibrasyon sonrası kesinleşen puanlar, prim hesabı ya da ücret artışı çalışması için yetkili kullanıcıya dosya ya da API ile aktarılır.
06Süreç
Performans yönetim sistemi yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
07Teknoloji
Değerlendirme verisinin gizliliği ve bütünlüğü
Performans notları ve geri bildirim yorumları, çalışan açısından maaş bilgisi kadar hassastır ve KVKK kapsamında kişisel veridir. Erişimi kademeli kuruyoruz: çalışan kendi sonuçlarını, yönetici bağlı ekibini, İK ise yetkili olduğu organizasyonu görür. 360 derece yanıtlarında değerlendirenin kimliği raporlarda ayrıştırılmaz, sistem yöneticisi ekranlarında da maskelenir.
Devamını okuDaha az göster
Dönem kapandıktan sonra puanlar kilitlenir. Kilitli bir sonucun değişmesi gerekiyorsa gerekçe ve onayla yapılır, eski değer geçmişte kalır. Bu kayıtlar, bir itiraz ya da hukuki uyuşmazlık durumunda değerlendirmenin nasıl oluştuğunu göstermeye yarar.
Değerlendirme dönemleri kısa ve yoğundur; son gün yüzlerce form aynı anda kaydedilir. Formlar taslak olarak otomatik saklanır, böylece bağlantı kopsa bile yazılan yorum kaybolmaz.
08Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
09Sık sorulan sorular
Performans yönetim sistemi hakkında sık sorulan sorular
Performans yönetim sistemi fiyatları nelere bağlıdır?
Değerlendirme modelinin karmaşıklığı, açılacak bölümler, çalışan ve şirket sayısı, İK ve KPI entegrasyonları, 360 derece ve kalibrasyon ihtiyacı ile dil seçenekleri maliyeti belirler. Modeliniz netleştikten sonra aşamalı bir teklif hazırlıyoruz.
Hazır bir değerlendirme şablonu sunuyor musunuz?
Başlangıç için yaygın yaklaşımları örnek olarak gösterebiliriz, ama sistem sizin yetkinlik setiniz, puan ölçeğiniz ve hedef yapınızla çalışacak şekilde kurulur. Şablonları sonradan İK ekibiniz yönetim ekranından düzenleyebilir.
Masa başında çalışmayan personeli de değerlendirebilir miyiz?
Evet. Üretim ve saha çalışanları için daha kısa, yetkinlik ağırlıklı formlar tanımlanabilir; değerlendirmeyi yönetici tablet üzerinden yapar, çalışan sonucunu telefonundan görür.
OKR ile çalışmak istiyoruz; sistem buna uygun mu?
Hedef kartı yapısı OKR mantığına, yani amaç ve ölçülebilir anahtar sonuçlara göre de kurulabilir. Çeyrek dönemlik OKR döngüsü ile yıllık yetkinlik değerlendirmesi aynı sistemde ayrı takvimlerle yürütülebilir.
Performans puanı doğrudan prime mi dönüşüyor?
Bu, şirketinizin ücret politikasıyla ilgili bir karardır. Sistem kesinleşen puanları ve hesap kurallarınızı kullanarak prim önerisi üretebilir ya da yalnızca veriyi bordro tarafına aktarabilir.
Performans yönetim sistemi yaptırmak ne kadar sürer?
Hedef ve yönetici değerlendirmesiyle sınırlı bir ilk sürüm, 360 derece ve kalibrasyon içeren kapsamlı bir kurulumdan daha erken hazır olur. İlk değerlendirme döneminizin tarihi takvimi belirleyen en önemli etkendir; planı buna göre yazılı olarak çıkarıyoruz.
10İlgili hizmetler