01Sorun ve çözüm
Tedarikçi yönetim sistemi her tedarikçi için yaşayan bir dosya tutar: kayıt bilgileri, belgeler ve geçerlilik tarihleri, teslim ve kalite performansı, denetim sonuçları ve açık düzeltici faaliyetler aynı yerde durur. Değerlendirme kriterlerinizi satın alma ve kalite ekiplerinizle birlikte tanımlıyor, puanların elle hesaplanmak yerine gerçekleşen teslim ve muayene kayıtlarından üretilmesini sağlıyoruz. Böylece yıllık değerlendirme bir toplantı konusu olmaktan çıkar, dönem içinde görülen sapmalara anında müdahale edilir.
02Kimler için
Tedarikçi yönetim sistemi kullanacak ekipler
Tedarikçi seçimi ve izlemesi bir prosedüre bağlı olan her işletme bu sistemden yararlanır.
- Kalite yönetim sistemi kapsamında tedarikçi onayı ve periyodik değerlendirme yapan imalat firmaları
- Ana sanayiye parça üreten ve kendi alt tedarikçilerini de izlemek zorunda olan yan sanayi işletmeleri
- Hammadde tedarikçilerinden analiz belgesi ve uygunluk yazısı toplayan gıda ve ambalaj üreticileri
- Çok sayıda hizmet tedarikçisi ve taşeronla çalışan tesis yönetimi ve inşaat şirketleri
- Tedarikçi bilgilerini farklı şirketlerin ayrı tablolarında tutan grup yapıları
03İhtiyaçlar
Tedarikçi ilişkisinde izlenmesi gerekenler
Tedarikçi yönetimi tek seferlik bir onay değil, ilişki süresince devam eden bir izlemedir.
- 01
Aday kaydı ve ön değerlendirme
Yeni tedarikçi öz değerlendirme formunu doldurur, istenen belgeleri yükler. Satın alma ve kalite birimi formu inceler, gerekiyorsa denetim planlar ve onay kararını kayda geçirir.
- 02
Belge geçerlilik süreleri
Kalite belgeleri, faaliyet belgeleri ve sigorta poliçeleri belirli tarihlerde yenilenir. Süresi yaklaşan belge tedarikçiye ve sorumlu kişiye hatırlatılır, süresi geçen belge tedarikçinin durumunu işaretler.
- 03
Ölçülebilir performans
Zamanında teslim, kalite muayene sonucu, fiyat istikrarı ve iletişim hızı ayrı kriterler olarak izlenir. Puanlar dönem sonunda tartışılmaz, gerçekleşen kayıtlardan hesaplanmış olarak gelir.
- 04
Uygunsuzluk ve düzeltici faaliyet
Reddedilen bir partiden sonra tedarikçiden kök neden ve düzeltici faaliyet istenir. Talebin cevaplanıp cevaplanmadığı ve faaliyetin etkinliği takip edilir.
04Özellikler
Tedarikçi yönetim sisteminde yer alan modüller
Modüller tedarikçi yaşam döngüsünün aşamalarına göre düzenlenir.
- 01
Tedarikçi portalı
Tedarikçi kendi hesabından şirket bilgilerini günceller, belge yükler, değerlendirme sonucunu ve açık düzeltici faaliyet taleplerini görür.
- 02
Sınıflandırma ve risk seviyesi
Tedarikçiler tedarik ettikleri ürünün kritikliğine ve alternatif sayısına göre gruplanır. Kritik tedarikçiler için denetim sıklığı ve belge listesi daha kapsamlı tanımlanır.
- 03
Ağırlıklı puan kartı
Her tedarikçi grubu için kriterler ve ağırlıkları ayrı belirlenir. Dönem puanı, eğilim grafiği ve sınıf değişikliği tedarikçi kartında görünür.
- 04
Denetim planı ve bulgular
Yerinde ya da uzaktan yapılan denetimler planlanır, kontrol listesi sahada tablet üzerinden doldurulur, bulgular fotoğrafla kaydedilir.
- 05
Onaylı tedarikçi listesi
Onay durumu ve kapsamı güncel tutulan liste satın alma ekranlarına bağlıdır; onayı askıda olan tedarikçiye sipariş açılırken uyarı verilir.
05Entegrasyonlar
Performans verisinin kaynakları ve bağlantılar
Puanın güvenilir olması, verinin elle değil kaynağından gelmesine bağlıdır.
- 01
ERP ve satın alma kayıtları
Sipariş, termin ve mal kabul tarihleri kullandığınız ERP ya da satın alma sisteminden okunur; geç teslim otomatik hesaplanır.
- 02
Giriş kalite kontrol
Muayene ve red kayıtları kalite yazılımından ya da giriş kontrol ekranından alınır, ilgili tedarikçinin puanına yansır.
- 03
Doküman yönetimi
Tedarikçi belgeleri mevcut doküman yönetim sisteminizde tutuluyorsa sistem belgeyi oradan bağlar, yalnızca tarih ve durum bilgisini yönetir.
- 04
E-posta bildirimleri
Belge hatırlatmaları, düzeltici faaliyet talepleri ve değerlendirme sonuçları tedarikçinin yetkili kişisine e-postayla gider.
06Süreç
Tedarikçi yönetim sistemi yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
07Teknoloji
Dış kullanıcı erişimi ve belge güvenliği
Tedarikçi portalı şirket dışından yüzlerce kullanıcıya açılabilir; bu yüzden iç sistemden ayrılmış bir erişim katmanında çalışır. Her tedarikçi yalnızca kendi kaydını görür, diğer tedarikçilerin adını ya da puanını hiçbir ekranda göremez. Yüklenen dosyalar biçim ve boyut kontrolünden geçer, zararlı içerik taramasına alınır ve şifreli depolanır.
Devamını okuDaha az göster
Tedarikçi yetkililerine ait ad, telefon ve e-posta gibi bilgiler KVKK kapsamında kişisel veridir; portal kaydında aydınlatma metni sunulur ve iş ilişkisi sona eren tedarikçilerin verileri için saklama kuralı tanımlanır. Puan kartında yapılan elle düzeltmeler gerekçesiyle kaydedilir, böylece bir değerlendirmenin nasıl oluştuğu denetimde gösterilebilir.
08Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
09Sık sorulan sorular
Tedarikçi yönetim sistemi hakkında sık sorulan sorular
Tedarikçi yönetim sistemi fiyatları neye göre değişir?
Tedarikçi portalının kapsamı, değerlendirme kriterlerinin ve tedarikçi gruplarının sayısı, denetim modülü, ERP ve kalite yazılımı entegrasyonları maliyeti belirler. Analiz sonrasında modüllere ayrılmış yazılı bir teklif veriyoruz.
Değerlendirme kriterlerini kim belirliyor?
Kriterler ve ağırlıklar sizin prosedürünüzden gelir. Sistem bunları yönetim ekranından değiştirilebilir parametreler olarak tutar; kriter değiştiğinde eski dönemlerin puanları kendi kuralıyla korunur.
Tedarikçilerimiz portalı kullanmazsa ne olur?
Belgeleri e-postayla gönderen tedarikçiler için satın alma ya da kalite birimi yüklemeyi kendisi yapar. Portal zorunlu değil, belge trafiğini tedarikçiye devretmenin bir yoludur.
Kalite denetimlerinde bu kayıtları kanıt olarak kullanabilir miyiz?
Sistem onay kararlarını, değerlendirme sonuçlarını, denetim bulgularını ve düzeltici faaliyetleri tarih ve kullanıcı bilgisiyle saklar. Denetçinin hangi kaydı beklediği kendi standardınıza bağlıdır; rapor şablonları bu beklentiye göre hazırlanır.
Tedarikçi yönetim sistemi ile satın alma sistemi aynı şey mi?
Değil, ama birbirini besler. Satın alma sistemi tek tek alımları yönetir; tedarikçi yönetim sistemi kiminle çalışılacağını ve o tedarikçinin zaman içindeki performansını izler. İkisi aynı tedarikçi kartını paylaşacak şekilde kurulabilir.
Tedarikçi yönetim sistemi yaptırmak nasıl bir süreç?
Önce tedarikçi kartı, belge takibi ve onaylı liste kurulur; puan kartı ve denetim modülü performans verisi biriktikçe eklenir. Kapsam belli olduktan sonra aşamalı takvimi yazılı olarak paylaşıyoruz.
10İlgili hizmetler