01Sorun ve çözüm
Ziyaretçi yönetim sistemi kaydı resepsiyondan önce başlatır. Ev sahibi çalışan ziyareti önceden oluşturur, ziyaretçiye QR kodlu davet gider; girişte kod okutulur, aydınlatma metni onaylanır, ev sahibine bildirim düşer ve gerekiyorsa ziyaretçi kartı basılır. Çıkışta aynı kod okutularak ziyaret kapanır. Binanızın giriş noktalarını, güvenlik prosedürünüzü ve kullandığınız geçiş donanımını inceleyip sistemi bu düzene göre kuruyoruz.
02Kimler için
Ziyaretçi yönetim sistemi kurulan yerler
Girişin kontrollü olması gereken, ziyaretçi ve taşeron trafiğinin düzenli olduğu her tesis bu kapsama girer.
- İş güvenliği prosedürü gereği ziyaretçilere giriş öncesi bilgilendirme yapan fabrikalar
- Birden fazla kiracı firmanın tek resepsiyonu paylaştığı plaza ve iş merkezleri
- Erişimi sıkı kontrol edilen veri merkezleri, laboratuvarlar ve Ar-Ge birimleri
- Tır şoförleri, kurye ve tedarikçi personelinin gün boyu girip çıktığı lojistik depoları
- Düzenli bakım ekipleri ve taşeron çalışanları için tekrar eden giriş izni tanımlamak isteyen kampüsler
03İhtiyaçlar
Girişte kontrol edilmesi gerekenler
Ziyaretçi kaydı yalnızca bir isim listesi değildir; güvenlik, iş sağlığı ve kişisel veri yükümlülüklerini birlikte taşır.
- 01
Önceden onaylı giriş
Ev sahibi tarafından davet edilmemiş ziyaretçi için resepsiyon, ev sahibine onay sorar. Onay gelene kadar kayıt bekleme durumunda kalır.
- 02
Giriş öncesi bilgilendirme
Üretim alanına girecek ziyaretçinin iş güvenliği kurallarını okuyup onaylaması ya da kısa bir bilgilendirme videosu izlemesi gerekebilir. Onay kaydı tarih ve saatle saklanır.
- 03
İçerideki kişi listesi
Acil durumda toplanma alanında sayım yapılabilmesi için anlık olarak binada bulunan ziyaretçi ve taşeron listesi gerekir. Liste mobil cihazdan da açılabilir.
- 04
Kısıtlı alan ve kara liste
Belirli alanlara yalnızca refakatle girilmesi ya da daha önce sorun çıkmış kişilerin girişte uyarı vermesi tanımlanabilir.
04Özellikler
Ziyaretçi yönetim sisteminin bileşenleri
Bileşenler resepsiyonun yoğunluğuna ve tesisin güvenlik seviyesine göre seçilir.
- 01
Kiosk ve tablet ile kendi kendine kayıt
Resepsiyonda kilitli modda çalışan tablet üzerinden ziyaretçi kaydını kendisi tamamlar; QR davetli ziyaretçiler tek okutmayla geçer.
- 02
Ziyaretçi kartı ve etiket
Ad, fotoğraf, ev sahibi ve geçerlilik süresi yazılı etiket basılır ya da geçici kart tanımlanır.
- 03
Ev sahibi bildirimi
Ziyaretçi geldiğinde ev sahibine e-posta, SMS ya da mobil bildirim gider; ev sahibi uygun değilse yedek kişi tanımlanabilir.
- 04
Taşeron ve düzenli ziyaretçi profili
Tekrar gelen kişiler için belirli tarih aralığında geçerli izin tanımlanır; gerekli belgelerin süresi dolduğunda giriş uyarı verir.
- 05
Araç ve plaka kaydı
Araçla gelen ziyaretçinin plakası kayda alınır, otopark ya da bariyer girişine bilgi gönderilir.
05Entegrasyonlar
Geçiş kontrol ve kurumsal sistem entegrasyonları
Sistem, binada zaten bulunan donanım ve yazılımlarla birlikte çalışacak şekilde tasarlanır.
- 01
Turnike ve kartlı geçiş
Ziyaretçinin QR kodu ya da geçici kartı, mevcut geçiş kontrol sisteminizin desteklediği yöntemle turnikede tanımlanır ve ziyaret bitince yetkisi kalkar.
- 02
Plaka tanıma kameraları
Kameranın sunduğu bağlantı yöntemine göre önceden kaydedilmiş plakalar için bariyer otomatik açılabilir.
- 03
Çalışan dizini ve takvim
Ev sahibi listesi Microsoft 365, Google Workspace ya da Active Directory'den alınır; takvimdeki toplantıya eklenen dış katılımcılar için davet oluşturulabilir.
- 04
Etiket yazıcıları ve kimlik okuyucular
Resepsiyondaki etiket yazıcısı ve isteğe bağlı belge okuyucu sisteme bağlanır; kayıt elle yazma ihtiyacı olmadan tamamlanır.
06Süreç
Ziyaretçi yönetim sistemi yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
07Teknoloji
Kişisel veri, kesintisiz resepsiyon ve çok binalı kullanım
Ziyaretçi kaydı doğrudan kişisel veri işlemektir. KVKK gereği girişte aydınlatma metni sunulur, yalnızca gerekli alanlar toplanır ve her alanın neden istendiği belirlenir; kimlik fotokopisi gibi aşırı veri alımından kaçınılır. Kayıtlar için saklama süresi tanımlanır, süre dolduğunda veri otomatik silinir ya da anonimleştirilir. Resepsiyon ekranında önceki ziyaretçilerin bilgileri görünmez.
Devamını okuDaha az göster
Resepsiyonun internet kesintisinde durması kabul edilemez; kiosk ve güvenlik ekranı bağlantı koptuğunda kayıt almaya devam eder, veriler bağlantı geldiğinde merkeze aktarılır. Birden fazla bina ya da kiracı varsa her biri kendi ziyaretçi listesini ve kurallarını yönetir, bina yönetimi ise toplam giriş hareketini görür.
08Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
09Sık sorulan sorular
Ziyaretçi yönetim sistemi hakkında sık sorulan sorular
Ziyaretçi yönetim sistemi fiyatları neye göre belirlenir?
Giriş noktası ve bina sayısı, kiosk ve etiket yazıcısı gibi donanım ihtiyacı, turnike, plaka tanıma ve çalışan dizini entegrasyonları ile kiracı yapısı maliyeti belirler. Tesisinizi inceledikten sonra yazılı teklif sunuyoruz.
Ziyaretçilerden kimlik bilgisi almak zorunlu mu?
Hangi bilginin toplanması gerektiği tesisinizin güvenlik ihtiyacına ve sektörünüzün düzenlemelerine bağlıdır; bu sınırı hukuk danışmanınızla netleştirmenizi öneririz. Sistem yalnızca sizin belirlediğiniz alanları ister ve KVKK aydınlatmasını kayıt sırasında sunar.
Mevcut turnike ve kart sistemimizle çalışır mı?
Geçiş kontrol sistemleri genellikle bir servis ya da yazılım arayüzü sunar. Kullandığınız sistemin hangi yöntemi desteklediği analizde incelenir; doğrudan bağlantı yoksa geçici kart tanımlama resepsiyon üzerinden yapılır.
Ziyaretçi yönetim sistemi yaptırmak ne kadar sürer?
Ön kayıt, QR davet ve resepsiyon ekranı ilk aşamada kurulur; turnike ve plaka entegrasyonları donanım tarafının hazırlığına göre eklenir. Takvim keşiften sonra yazılı olarak paylaşılır.
Kiracı firmalar kendi ziyaretçilerini yönetebilir mi?
Evet. Her kiracı firma kendi çalışanlarıyla davet oluşturur ve yalnızca kendi ziyaretçi kayıtlarını görür; bina güvenliği bütün girişleri tek ekrandan izler.
Acil durumda içerideki ziyaretçi listesine nasıl ulaşılır?
Güvenlik sorumlusu listeyi telefon ya da tabletten açar, toplanma alanında kişileri işaretleyerek sayım yapar. Liste ayrıca tek tuşla yazdırılabilir.
10İlgili hizmetler