01Sorun ve çözüm
Belge okuma yazılımı, bu belgeleri tanıyıp içindeki alanları yapılandırılmış veriye çeviren bir hattır. Han Dijit olarak OCR'ı tek başına bir çözüm değil, sınıflandırma, alan çıkarma, doğrulama ve insan kontrolünden oluşan zincirin ilk halkası olarak kuruyoruz. Yazılım belgenin türünü anlar, alanları çıkarır, güvenilmeyen değerleri işaretler ve onayınızdan geçen veriyi muhasebe ya da ERP sisteminize aktarır.
02Kimler için
Belge okuma ve OCR yazılımına ihtiyaç duyan ekipler
Belge hacmi ve belge çeşitliliği arttıkça elle veri girişi sürdürülemez hale gelir.
- Gelen fatura ve irsaliyeleri tek tek sisteme giren muhasebe ve finans ekipleri
- Başvuru formu, kimlik fotokopisi ya da ruhsat gibi belgeleri kayıt altına alan okullar, kooperatifler ve kurumlar
- Sözleşme ve şartname arşivinde süre, tutar ya da yenileme tarihi aramak zorunda kalan hukuk ve satın alma birimleri
- Sahadan fotoğrafla gelen fiş, form ve tutanakları işleyen lojistik ve servis operasyonları
03İhtiyaçlar
Belge okuma sürecindeki sorunlar
Sorun çoğu zaman okuma hızından çok, okunan verinin güvenilirliğidir.
- 01
Elle veri girişi hatası
Benzer görünen rakamlar, kayan sütunlar ve atlanan kalemler girişte hataya yol açar. Yazılım, genel toplamı kalem toplamıyla karşılaştırarak tutarsızlığı işaretler.
- 02
Belge yığınlarında arama yapamama
Taranmış PDF'ler metin içermediği için aranamaz. Okunan metin belgeye eklendiğinde arşiv aranabilir hale gelir.
- 03
Her tedarikçinin farklı düzeni
Şablona bağlı çözümler yeni bir fatura düzeninde çalışmayı bırakır. Modele dayalı alan çıkarma, düzen değişikliğine daha dayanıklıdır.
- 04
Geç işlenen kayıtlar
Belge sisteme girilene kadar stok, tahsilat ve vade takibi eksik kalır. Otomatik kayıt, bilginin ilgili birime erken ulaşmasını sağlar.
04Özellikler
Okuma hattının bileşenleri
Hat; belgeyi tanıma, okuma, doğrulama ve aktarma adımlarından oluşur.
- 01
Belge türü tanıma
Gelen dosyanın fatura, irsaliye, sözleşme ya da form olduğu otomatik belirlenir; her tür kendi alan listesiyle işlenir.
- 02
Alan ve tablo çıkarma
Tarih, belge numarası, vergi numarası ve toplam tutar gibi alanların yanı sıra kalem satırları da tablo olarak okunur.
- 03
Doğrulama kuralları ve güven puanı
Vergi numarası ve IBAN gibi alanlar için sağlama kuralları, tutarlar için toplam kontrolü uygulanır. Düşük güvenli alanlar işaretlenip kontrole gönderilir.
- 04
Yan yana kontrol ekranı
Belge görüntüsü ve çıkarılan alanlar aynı ekranda gösterilir; çalışan yalnızca işaretlenen alanları düzeltir, kalanları onaylar.
- 05
Aranabilir arşiv
Taranan belgeler okunan metinle birlikte saklanır; hem belge içeriğinde hem alan değerlerinde arama yapılabilir.
05Entegrasyonlar
Okunan verinin aktarıldığı sistemler
Okumanın değeri, çıkan verinin doğru yere ve doğru biçimde ulaşmasına bağlıdır.
- 01
ERP ve ön muhasebe yazılımı
Fatura ve irsaliye alanları cari kart, stok ve fiş kayıtlarına API ya da içe aktarma dosyasıyla iletilir.
- 02
E-fatura ve e-arşiv
Elektronik gelen faturalar zaten yapılandırılmış XML içerir ve doğrudan okunur. OCR yalnızca kâğıt ya da görüntü olarak gelen belgelere uygulanır.
- 03
E-posta ekleri ve paylaşılan klasörler
Belirlenen gelen kutusuna ya da klasöre düşen dosyalar kendiliğinden işleme alınır.
- 04
Belge yönetim sistemi ve tarayıcı
Çok işlevli yazıcıdan taranan belgeler klasörden alınır; işlenen dosya ve çıkarılan alanlar belge yönetim sistemine yazılır.
06Süreç
Belge okuma ve OCR yazılımı yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
07Teknoloji
OCR, düzen analizi ve dil modeli birlikte nasıl çalışır
Görüntü önce ön işlemden geçer: eğiklik düzeltme, gürültü temizleme ve sayfa yönü bulma. OCR motoru metni ve konumunu çıkarır, düzen analizi tabloları ve bölümleri ayırır. Hangi tutarın genel toplam olduğu gibi anlam gerektiren kararlarda dil modeli de devreye girebilir. Hangi bileşenin kullanılacağı belge türüne, hacme ve gizlilik gereksinimine göre seçilir.
Devamını okuDaha az göster
Hiçbir okuma hatasız değildir. Bulanık fotoğraf, silik baskı, el yazısı, imzanın üstüne gelen metin ve Türkçe karakterlerin benzer harflerle karışması hatanın başlıca nedenleridir. Bu yüzden her alan için güven puanı tutulur, eşiğin altındaki değerler insan kontrolüne gider ve yapılan düzeltmeler kaydedilir. Başarıyı sizin gerçek belgelerinizden oluşan bir test setiyle ölçüyor, sonucu devreye almadan önce paylaşıyoruz.
Kimlik, sağlık ya da maaş bilgisi içeren belgeler kişisel veri taşır. Bu belgelerin hangi sunucuda işleneceği, ne kadar saklanacağı ve kimlerin göreceği baştan belirlenir; gerekirse okuma kurum içi sunucuda yapılır. KVKK yükümlülüklerinizi hukuk danışmanınızla birlikte değerlendirmenizi öneririz.
08Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
09Sık sorulan sorular
Belge okuma ve OCR yazılımı hakkında sık sorulan sorular
OCR belgeyi hatasız okur mu?
Hayır. Düzgün taranmış matbu belgelerde güvenilir sonuç alınır; bulanık, eğik ya da el yazılı belgelerde hata artar. Bu nedenle düşük güvenli alanlar insana yönlendirilir ve sistem gerçek belgeleriniz üzerinde denenerek kurulur.
El yazısı belgeler okunabilir mi?
Okunabilir ama matbu metne göre daha az güvenilirdir. El yazısı alanlarda çoğunlukla tarih, sayı ve kısa ad gibi değerler hedeflenir ve sonuç mutlaka kontrol ekranından geçer.
Belge okuma ve OCR yazılımı yaptırmak mı, hazır ürün kullanmak mı daha uygun?
Hazır ürünler yaygın belge türlerinde hızlı başlangıç sağlar. Kendi belge türleriniz, doğrulama kurallarınız ya da ERP'nize özgü aktarım biçiminiz varsa özel geliştirme bu adımları sürecinize göre kurar.
Belge okuma ve OCR yazılımı fiyatları neye göre değişir?
Belge türü sayısı, aylık belge hacmi, belge kalitesi, doğrulama kuralları, bağlanacak sistemler ve verinin nerede işleneceği fiyatı belirler. Örnek belgelerinizi inceledikten sonra yazılı teklif veriyoruz.
Hangi dosya biçimleri işlenebilir?
PDF, JPEG ve PNG gibi yaygın görüntü biçimleri, çok sayfalı TIFF dosyaları ve e-posta ekleri işlenebilir. Telefonla çekilen fotoğraflarda ışık ve açı sonucu doğrudan etkiler.
Okunan veriyi mevcut sistemime nasıl aktarırsınız?
API, içe aktarma dosyası (CSV, XML, JSON) ya da veritabanı yazımıyla. İsterseniz aktarımdan önce çalışan onayı bekleyen bir ara adım kurulur.
10İlgili hizmetler