01Sorun ve çözüm
İş akışı yazılımı bu süreçleri adım adım tanımlar: kim başlatır, hangi bilgiler zorunludur, hangi koşulda kime gider, kaç gün içinde yanıt beklenir, yanıt gelmezse ne olur. Biz önce süreçlerinizi çalışanlarla birlikte haritalıyor, ardından akışları bu haritaya göre kuruyoruz. Böylece yazılım, kâğıt üzerindeki prosedürü değil fiilen işleyen düzeni yansıtır.
02Kimler için
İş akışı yazılımı yaptırmayı kimler düşünmeli
Süreçlerin birden fazla departmandan geçtiği her yapıda ihtiyaç benzer biçimde doğar.
- Satın alma, masraf ve avans taleplerini e-posta zinciriyle onaylatan orta ölçekli şirketler
- Müşteri, tedarikçi ya da ürün kartı açılışını birkaç birimin kontrolüne bağlamak isteyen ticaret firmaları
- Numune, teknik değişiklik ve kalite onayı gibi talepleri mühendislik, üretim ve satış arasında yürüten imalatçılar
- Şubelerden gelen bütçe, kira ya da personel taleplerini merkezde değerlendiren çok lokasyonlu işletmeler
- ERP'sindeki onay modülünün koşullu ve paralel adımlara yetmediğini gören kurumlar
03İhtiyaçlar
Süreçler yazılıma taşınırken dikkat edilen noktalar
Bir akışın iyi çalışması, en çok istisnaları nasıl karşıladığına bağlıdır.
- 01
Koşula göre değişen yollar
Tutarı belirli bir sınırı aşan talep genel müdüre gider, yatırım niteliğindeki harcama ayrıca bütçe kontrolünden geçer. Bu kurallar akışın içine yazılır, kişinin karar vermesine bırakılmaz.
- 02
Paralel ve sıralı onaylar
Bir sözleşme hukuk ve finans tarafından aynı anda incelenebilir, ama imza yetkilisine ancak ikisi de onayladıktan sonra gider. Hangi adımların eşzamanlı yürüyeceği baştan belirlenir.
- 03
İzin ve vekâlet
Onaylayıcı izindeyken talep beklememelidir. Vekil tanımı tarih aralığıyla yapılır; vekilin verdiği kararlar asıl yetkili adına ayrıca işaretlenir.
- 04
Geri gönderme ve revizyon
Eksik bilgi olduğunda talep reddedilmek yerine açıklamayla başlatana döner; düzeltildiğinde kaldığı adımdan devam eder ve önceki sürüm geçmişte kalır.
- 05
Gecikmenin görünür olması
Her adım için beklenen süre tanımlanır. Süre aşıldığında hatırlatma gider, ardından bir üst yöneticiye bildirilir; hangi adımın sistematik olarak tıkandığı raporda ortaya çıkar.
04Özellikler
İş akışı yazılımının yapı taşları
Her şirkette süreç adları farklıdır, ama akışları taşıyan altyapı aynı parçalardan oluşur.
- 01
Form tasarımı
Her süreç kendi alanlarına, zorunluluk kurallarına ve dosya eklerine sahiptir. Seçilen değere göre görünen ya da gizlenen alanlar formu sade tutar.
- 02
Görsel süreç tanımı
Adımlar, karar noktaları ve dallar BPMN'e yakın bir diyagramla gösterilir. İş birimi yöneticisi süreci bu diyagram üzerinden okuyup onaylar.
- 03
Süreç sürümleri
Kurallar değiştiğinde yeni sürüm yayına alınır; hâlihazırda devam eden talepler başladıkları sürümün kurallarıyla tamamlanır, yeni talepler yeni kurallarla açılır.
- 04
Görev kutusu ve mobil onay
Kullanıcı kendisinden işlem bekleyen her şeyi tek listede görür. Sahadaki yönetici bildirimi açıp formu okuyarak telefonundan onay ya da ret verebilir.
- 05
Süreç performans raporları
Başlatılan, tamamlanan ve bekleyen talepler süreç ve adım bazında ölçülür. Ortalama bekleme süresi en uzun olan adım, iyileştirme için ilk adaydır.
05Entegrasyonlar
Akışların diğer sistemlerle bağlantısı
Onaylanan bir talebin sonucunun ikinci kez elle girilmesi, iş akışından beklenen faydayı büyük ölçüde azaltır.
- 01
ERP ve ön muhasebe
Onaylanan satın alma talebi, kullandığınız programda, örneğin Logo, Mikro ya da SAP Business One üzerinde sipariş taslağına dönüşür; bütçe ve cari bilgisi formu doldururken okunur.
- 02
Doküman yönetimi ve arşiv
Süreç sonunda oluşan belge, onay geçmişiyle birlikte doküman yönetim sistemine ya da dijital arşive gönderilir.
- 03
Kurumsal dizin
Onay hiyerarşisi Active Directory ya da İK kayıtlarındaki yönetici bilgisinden okunur; organizasyon değiştiğinde akışlar elle güncellenmez.
- 04
E-posta ve ekip mesajlaşması
Görev bildirimleri e-postaya ve Microsoft Teams gibi kanallara düşer; bazı basit onaylar doğrudan bildirim üzerinden verilebilir.
- 05
Dış sistemler için API
Başka bir uygulama REST API ya da webhook ile süreç başlatabilir, sonuç geldiğinde haber alabilir.
06Süreç
İş akışı yazılımı yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
07Teknoloji
Süreç motoru, izlenebilirlik ve yetki
Akışlar sabit kodla değil, tanımları veritabanında tutulan bir süreç motoru üzerinde çalışır. Bu sayede yeni bir adım eklemek ya da bir onay sınırını değiştirmek yazılımı yeniden yayınlamayı gerektirmez. Karmaşık hesap veya dış sistem çağrısı gereken adımlar ise kod olarak yazılır ve test edilir.
Devamını okuDaha az göster
Her kararın kim tarafından, hangi tarihte, hangi açıklamayla verildiği silinemeyen bir kayıtta saklanır. İç denetim ya da bağımsız denetim sırasında bir harcamanın onay zinciri tek ekrandan gösterilebilir. Kullanıcılar yalnızca başlattıkları, kendilerine atanan ya da yetkili oldukları süreçleri görür.
Yoğun dönemlerde, örneğin bütçe döneminde ya da ay sonu kapanışında, aynı anda yüzlerce talep açılabilir. Bildirimler kuyruk üzerinden gönderilir ve süreç motoru bu yükü kullanıcıyı bekletmeden işler.
08Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
09Sık sorulan sorular
İş akışı yazılımı hakkında sık sorulan sorular
Hazır bir kodsuz araç yerine neden iş akışı yazılımı yaptırmak gerekebilir?
Kodsuz araçlar basit, tek departmanlı onaylar için hızlı çözüm sunar. Akış ERP'den veri okuyup yazmalı, karmaşık koşullar içermeli ya da kurum içinde barındırılmalıysa özel geliştirme daha uygun hâle gelir. Ön görüşmede iki seçeneği süreçleriniz üzerinden karşılaştırıyoruz.
İş akışı yazılımı fiyatları nasıl hesaplanır?
İlk aşamada kurulacak süreç sayısı, her birinin adım ve koşul karmaşıklığı, entegrasyonlar, mobil onay ihtiyacı ve barındırma tercihi belirleyicidir. Süreç motoru bir kez kurulduktan sonra yeni süreçlerin eklenmesi daha az emek ister.
Hangi süreçten başlamalıyız?
Sık tekrar eden, birden fazla birimden geçen ve gecikmesi şikâyet doğuran bir süreç iyi bir başlangıçtır; satın alma talebi ya da masraf onayı çoğu şirkette bu tanıma uyar. İlk süreç yayına girdikten sonra ekip alışır ve sonrakiler daha hızlı ilerler.
Süreçlerimiz yazılı değil; analiz nasıl yapılıyor?
Süreci yürüten kişilerle kısa görüşmeler yapıyor, gerçek talep örneklerini inceliyor ve istisnaları topluyoruz. Ortaya çıkan diyagramı iş birimi onayladıktan sonra geliştirmeye geçiyoruz.
Elektronik onay sistemi ile iş akışı yazılımı arasındaki fark nedir?
Elektronik onay sistemi çoğunlukla bir belgenin ya da talebin imza zincirine odaklanır. İş akışı yazılımı ise veri toplama, koşullu dallanma, görev atama ve dış sistemlere aktarım dahil sürecin tamamını yönetir.
Yayından sonra akışları kim değiştirir?
Onaylayıcı, süre ve form alanı gibi değişiklikler yetkili kullanıcı tarafından yönetim ekranından yapılabilir. Yeni bir entegrasyon ya da hesaplama gerektiren değişiklikleri bakım ve destek kapsamında üstleniyoruz.
10İlgili hizmetler