01Sorun ve çözüm
Catering CRM yazılımını bu iki ritmi birbirinden ayırarak kuruyoruz. Kurumsal müşteride sözleşme dönemi, tesisler, öğün yapısı, yenileme tarihi ve memnuniyet görüşmeleri izlenir; etkinlik müşterisinde tarih, mekân, kişi sayısı, menü sürümleri ve kapora durumu. Onaylanan teklif, kimsenin yeniden yazmasına gerek kalmadan üretim planlamasına aktarılır ve satış ekibi her sabah kimi, hangi konuyla araması gerektiğini hazır bir listede görür.
02Kimler için
Catering CRM yazılımı hangi firmalara uygun
Belirleyici olan firmanın büyüklüğünden çok satış modelinin kaç parçalı olduğudur.
- Fabrika, hastane ve okul gibi kurumlara günlük yemek veren, sözleşme yenileme tarihlerini tabloda izleyen toplu yemek firmaları
- Düğün, nişan ve kurumsal davet için teklif hazırlayan, aynı güne düşen talepleri elle karşılaştıran etkinlik catering işletmeleri
- Hem tabldot hem etkinlik hizmeti veren ve iki satış ekibini aynı müşteri kaydında buluşturmak isteyen firmalar
- Birden fazla merkezi mutfaktan farklı bölgelere hizmet veren, bölge bazlı satış takibi isteyen yapılar
- Toplantı ikramı, kahvaltı kutusu gibi tekrarlı küçük siparişleri kurumsal hesaplara bağlamak isteyen butik catering markaları
03İhtiyaçlar
Catering satışında kayıt altına alınması gerekenler
Catering firmasının müşteri ilişkisini zorlaştıran konular, genel bir satış hunisinde karşılığı olmayan ayrıntılardır.
- 01
Menü ve teklif sürümleri
Bir etkinlik teklifi onaylanana kadar menü birkaç kez değişir; ara sıcak çıkarılır, tatlı değiştirilir, kişi başı içerik yeniden hesaplanır. Her sürüm tarihiyle saklanmalı, müşterinin hangisine onay verdiği tartışmaya yer bırakmadan görünmelidir.
- 02
Kesin sayı ve son bildirim tarihi
Davetli sayısı genellikle etkinliğe yakın netleşir. Kesin sayının bildirileceği gün kayda işlenir, sistem o tarihten önce müşteriyi aramayı hatırlatır ve gelen değişiklik üretim tarafına iletilir.
- 03
Tadım randevuları
Tadım, etkinlik satışında kararın çoğu zaman verildiği buluşmadır. Tadım takvimi, katılacak kişiler ve tadım sonrası geri dönüş görevi aynı fırsat kaydına bağlanır.
- 04
Sözleşme yenileme ve ihale dönemleri
Kurumsal yemek müşterisi sözleşme bitimine yaklaşırken yeniden teklif ister ya da başka firmalarla görüşür. Yenileme tarihinden yeterince önce açılan görev, fiyat güncellemesi ve şartname hazırlığı için zaman bırakır.
- 05
Şikâyet ve memnuniyet geçmişi
Günlük yemekte bir kurumu kaybetmek tek bir kötü günden çok, biriken küçük şikâyetlerden kaynaklanır. Kurum yetkilisinin bildirdiği her sorun kayda geçer, çözüm sorumlusu atanır ve yenileme görüşmesinde bu geçmiş önünüzde olur.
04Özellikler
Catering CRM yazılımına eklenen sektörel modüller
Temel CRM işlevlerinin üzerine catering operasyonunun diliyle konuşan parçalar eklenir.
- 01
Etkinlik takvimi ve kapasite görünümü
Aynı tarihe gelen talepler mutfak ve servis ekibi kapasitesiyle birlikte görünür. Dolu bir cumartesiye ikinci büyük davet yazılmak istendiğinde bu durum teklif aşamasında fark edilir.
- 02
Menü kütüphanesinden teklif
Menüler ve kalemler bir kütüphanede tutulur; teklif bunlardan seçilerek hazırlanır, kişi sayısı değiştiğinde tutar yeniden hesaplanır. Belge kurumsal şablonunuzla çıkar.
- 03
Holding ve çok tesisli hesaplar
Bir grubun birden fazla tesisine yemek veriliyorsa her tesis kendi yetkilisi, öğün düzeni ve sözleşme dönemiyle aynı ana hesap altında izlenir.
- 04
Kapora ve ödeme aşamaları
Etkinlik müşterisinde kapora, ara ödeme ve kalan tutarın vadeleri fırsat kaydında görünür; vadesi geçen kapora için sorumlu kişiye görev düşer.
- 05
Etkinlik sonrası değerlendirme
Davetin ertesi günü müşteriye kısa bir değerlendirme mesajı gider, yanıt kayda işlenir. Olumsuz dönüşler yöneticiye bildirilir, olumlu olanlar için yorum isteği planlanabilir.
Her CRM yazılımı projesinde standart
- Müşteri ve potansiyel müşteri takibi
- Teklif ve satış hunisi yönetimi
- Görev, hatırlatma ve aktivite takibi
- E-posta, SMS ve WhatsApp entegrasyonu
- Satış performans raporları
05Özel yazılım
Hazır CRM yerine catering firmasına özel yazılım
Genel amaçlı CRM ürünleri bir satış fırsatını tek tutar ve tek kapanış tarihiyle izler. Catering satışında ise aynı fırsatın içinde birden fazla menü sürümü, değişen kişi sayısı, tadım randevusu ve kapora aşaması bulunur; kurumsal tarafta da tesis, öğün ve sözleşme dönemi yapısı vardır. Bunlar hazır üründe ek alanlarla taklit edilebilir, ama hesaplama ve hatırlatma kuralları devreye girdiğinde yapı hızla dağınıklaşır.
Devamını okuDaha az göster
Özel geliştirmede veri modeli teklif ve sözleşme düzeninize göre kurulur, mutfak tarafındaki yazılımla veri alışverişi baştan planlanır. Satış süreciniz sade ve tek tipse hazır bir ürünle başlamanız daha mantıklı olabilir; ön görüşmede bunu açıkça konuşuyoruz.
06Entegrasyonlar
Mutfak, muhasebe ve mesajlaşma entegrasyonları
CRM, catering firmasının mutfakta ve muhasebede kullandığı sistemlerle veri alışverişi yaptığında işe yarar.
- 01
Catering yönetim yazılımı
Onaylanan teklifin menüsü ve kişi sayısı, kullandığınız üretim ya da catering yönetim yazılımına aktarılır; reçete ve malzeme ihtiyacı orada hesaplanır.
- 02
Ön muhasebe ve e-belge
Örneğin Logo, Mikro ya da Paraşüt gibi programlara cari ve fatura bilgisi gönderilir; e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri özel entegratörünüz üzerinden düzenlenir.
- 03
WhatsApp Business API ve SMS
Teklif bağlantısı, tadım hatırlatması ve kesin sayı talebi müşterinin tercih ettiği kanaldan iletilir; ticari ileti göndermeden önce İYS onayı kontrol edilir.
- 04
Web sitesi ve online sipariş
Sitenizdeki teklif formundan ya da online sipariş sisteminden gelen talepler kaynağıyla birlikte potansiyel müşteri kaydı olarak açılır.
- 05
Takvim uygulamaları
Tadım ve mekân keşfi randevuları Google Takvim veya Outlook ile eşitlenir, ekip kendi takviminden çıkmadan programını görür.
07Süreç
Catering CRM yazılımı yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
08Teknoloji
Davet sezonunda da aksamayan altyapı
Düğün sezonu ve yıl sonu davetleri, satış ekibinin aynı anda en çok teklif hazırladığı dönemlerdir. Uygulama AWS, Azure ya da Google Cloud gibi bir bulut altyapıda çalışır; kaynak ihtiyaca göre büyütülür, teklif belgeleri arka planda üretildiği için ekran beklemez.
Devamını okuDaha az göster
Kurumsal sözleşmelerdeki birim fiyat ve indirim bilgileri rekabet açısından hassastır. Rol bazlı yetkiyle satış temsilcisi kendi hesaplarını, mutfak ekibi ise fiyat içermeyen operasyon bilgisini görür. Teklif ve sözleşme değişiklikleri kullanıcı ve zaman bilgisiyle kaydedilir, veriler şifreli bağlantıyla taşınır ve düzenli yedeklenir.
Etkinlik müşterilerinin ad, telefon ve adres bilgileri KVKK kapsamındadır. Teklif formuna aydınlatma metni eklenir, pazarlama izni hizmet iletişiminden ayrı bir onay olarak saklanır.
09Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
10Sık sorulan sorular
Catering CRM yazılımı hakkında sık sorulan sorular
Catering CRM yazılımı fiyatları neye göre belirlenir?
Kullanıcı sayısı, etkinlik ve kurumsal satışın ikisinin birden kapsanıp kapsanmadığı, menü kütüphanesinin ayrıntısı, muhasebe ve üretim tarafıyla kurulacak bağlantılar ve mesajlaşma kanalları maliyeti belirler. İhtiyaç analizinden sonra kapsamı aşamalara bölen yazılı bir teklif hazırlıyoruz.
Catering yönetim yazılımımız varken ayrıca CRM gerekir mi?
Yönetim yazılımı genellikle reçete, maliyet, üretim ve sevkiyatı yürütür; teklif öncesi görüşmeleri, kaybedilen fırsatları ve yenileme takvimini izlemez. CRM bu boşluğu doldurur ve onaylanan işi yönetim yazılımına aktarır. Mevcut sisteminiz bu ihtiyacın bir bölümünü karşılıyorsa yalnızca eksik parçayı geliştirmek de mümkündür.
Kurumsal yemek ihalelerini de takip edebilir miyiz?
Evet. Her ihale ya da teklif çağrısı bir fırsat olarak açılır; şartname dosyaları, son teslim tarihi, tesis ziyareti ve numune adımları görev olarak eklenir. Sonuç kazanıldı ya da kaybedildi diye işaretlenir, kayıp nedeni raporlarda görünür.
Kişi sayısı değiştiğinde teklif nasıl güncellenir?
Yeni kişi sayısı girildiğinde menü kalemlerinin tutarı yeniden hesaplanır ve yeni bir teklif sürümü oluşur. Önceki sürüm silinmez; müşteriye gönderilen ve onaylanan sürüm ayrıca işaretlenir.
Catering CRM yazılımı yaptırmak istersek ilk adım ne olur?
İlk görüşmede satış akışınızı, kullandığınız programları ve elinizdeki müşteri verisini konuşuyoruz. Ardından modüllere ve entegrasyonlara göre aşamalı bir yazılı takvim çıkarıyoruz; çoğu firmada ilk olarak teklif ve etkinlik takvimi kullanıma açılır.
Mevcut Excel listelerimizi aktarabilir miyiz?
Kurumsal müşteri listesi, geçmiş etkinlikler ve iletişim bilgileri temizlenerek aktarılır, mükerrer kayıtlar birleştirilir. Pazarlama izni bilinmeyen kişiler, bu izin alınana kadar kampanya listelerine eklenmez.
11İlgili hizmetler