01Sorun ve çözüm
Raporlama otomasyonunda bu derleme işini bir kez tanımlayıp yazılıma bırakıyoruz. Veri kaynaklarına doğrudan bağlanan, veriyi temizleyip ortak bir rapor veritabanında toplayan ve belirlenen saatlerde raporu üretip ilgili kişilere ileten bir yapı kuruyoruz. Her rakamın hangi kaynaktan geldiği ve nasıl hesaplandığı yazılı kalır.
Devamını okuDaha az göster
Hedef daha fazla grafik değil; herkesin aynı rakama baktığı, kimsenin elle kopyalama yapmadığı bir rapor düzenidir.
02Kimler için
Raporlama otomasyonu yaptırmak isteyenler
Rapor hazırlamak bir pozisyonun haftalık işi haline geldiyse otomasyon için doğru zamandır.
- Haftalık ve aylık raporları birden fazla sistemden Excel'e taşıyarak hazırlayan finans ve satış ekipleri
- Şube, bayi ya da bölge performans tablosunu her ay elle birleştiren yöneticiler
- Pazaryeri, site ve mağaza satışlarını tek tabloda görmek isteyen perakendeciler
- Üretim, fire ve verimlilik verisini vardiya sonunda kâğıttan sisteme aktaran fabrikalar
- Pano aracı lisansı olduğu halde veri hazırlığı düzenli yapılamadığı için panoları güncel tutamayan şirketler
03İhtiyaçlar
Elle hazırlanan raporlarda tekrar eden sorunlar
Rapor hataları çoğu zaman yanlış formülden değil, tanımsız kurallardan doğar.
- 01
Aynı göstergenin farklı tanımları
Satış ekibi ciroyu sipariş tutarıyla, muhasebe kesilen faturayla hesaplıyorsa toplantıda iki ayrı rakam konuşulur. Her göstergenin tanımı ve hesap kuralı bir kez yazılır, bütün raporlar aynı tanımı kullanır.
- 02
Kaynaklar arasında eşleşmeyen kodlar
ERP'deki stok kodu ile pazaryerindeki satıcı kodu, CRM'deki müşteri ile muhasebedeki cari aynı değildir. Bir eşleştirme tablosu olmadan birleştirme her dönem elle tekrarlanır.
- 03
Kişiye bağlı adımlar
Raporu hazırlayan kişinin bildiği filtreler ve düzeltmeler hiçbir yerde yazılı değildir. Otomasyon bu adımları koda ve belgeye dönüştürür, bilgi tek kişiye bağlı kalmaz.
- 04
Geç gelen ya da eksik veri
Bir şubenin verisi gelmediğinde rapor sessizce eksik çıkar ve kimse fark etmez. Veri eksikse rapor gönderilmeden önce sorumluya uyarı gider.
04Özellikler
Raporlama otomasyonunda kurulan yapı
Yapının her katmanı, raporun doğru, zamanında ve doğru kişiye ulaşması için vardır.
- 01
Zamanlanmış veri toplama
Her kaynaktan veri belirlenen saatte alınır; ERP'den gece, pazaryerlerinden saat başı gibi kaynağa göre farklı sıklıklar tanımlanır.
- 02
Rapor veritabanı
Ham veri ile hesaplanmış göstergeler ayrı katmanlarda tutulur. Kapanmış dönemler değişmeden saklanır, geçmişle karşılaştırma güvenle yapılır.
- 03
Role göre dağıtım
PDF, Excel ya da e-posta içinde özet tablo olarak hazırlanan rapor, alıcının rolüne göre filtrelenerek gönderilir; bölge müdürü yalnızca kendi bölgesini görür.
- 04
Eşik uyarıları
Stok belirlenen seviyenin altına düştüğünde, iadeler olağan dışı arttığında ya da günlük satış beklenen aralığın dışına çıktığında ilgili kişiye hemen bildirim gider.
- 05
Pano bağlantısı
Hazırlanan veri Power BI, Looker Studio veya Metabase gibi bir pano aracına bağlanır; panolar her açılışta güncel ve doğrulanmış veriyle gelir.
05Entegrasyonlar
Raporlama otomasyonu için bağlanan veri kaynakları
Rapor, ancak beslendiği kaynaklar kadar eksiksizdir.
- 01
ERP ve muhasebe
Logo, Mikro, Netsis veya SAP gibi sistemlerin veritabanı ya da servisleri; finans ve stok verisinin ana kaynağı.
- 02
Satış kanalları
E-ticaret siteniz, Trendyol ve Hepsiburada gibi pazaryerleri ve mağazalardaki satış noktası sistemleri.
- 03
CRM ve teklif araçları
Fırsat, teklif ve satış temsilcisi performansına ait kayıtlar.
- 04
Excel ve Google E-Tablolar
Henüz sisteme taşınmamış bütçe, hedef ve plan verileri sabit bir şablonla okunur.
- 05
Reklam ve analitik hesapları
Google Ads, Meta reklam hesapları ve Google Analytics'ten harcama ve trafik verisi alınarak satışla yan yana konur.
06Süreç
Raporlama otomasyonu yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
07Teknoloji
Veri doğruluğu ve erişim güvenliği
Rapor sorguları canlı ERP veritabanını yormamalıdır. Bu yüzden veri iş saatleri dışında ya da yalnızca değişen kayıtlar üzerinden ayrı bir rapor veritabanına alınır, ağır hesaplamalar orada yapılır. Bulut tarafında Google BigQuery, Azure SQL ya da PostgreSQL gibi seçenekler veri hacmine ve mevcut altyapınıza göre değerlendirilir.
Devamını okuDaha az göster
Her otomatik çalışmada kayıt sayıları ve toplamlar kaynakla karşılaştırılır; fark çıkarsa rapor kontrol bekliyor olarak işaretlenir ve dağıtılmaz. Maaş, maliyet ve kâr marjı gibi hassas veriler rol bazlı yetkiyle sınırlandırılır, kimin hangi raporu ne zaman açtığı kayıt altında tutulur.
08Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
09Sık sorulan sorular
Raporlama otomasyonu hakkında sık sorulan sorular
Raporlama otomasyonu fiyatlarını ne belirler?
Kaynak sistem sayısı ve erişim yöntemleri, rapor ve gösterge sayısı, verinin ne kadar temizlik gerektirdiği, dağıtım kanalları ve bir pano aracının kullanılıp kullanılmayacağı belirleyicidir. Mevcut raporlarınızı inceleyip kapsamı yazılı olarak çıkarıyoruz.
Excel'den tamamen vazgeçmemiz gerekir mi?
Gerekmez. Excel'e alışkın ekipler raporu yine Excel dosyası olarak alabilir; fark, dosyanın artık elle derlenmemesidir. Plan ve bütçe gibi veriler de Excel şablonundan okunmaya devam edebilir.
Power BI kullanıyoruz; raporlama otomasyonu yaptırmak ne katar?
Pano aracı görselleştirmeyi yapar; asıl zaman alan iş verinin toplanması, eşleştirilmesi ve hesaplanmasıdır. Bu hazırlık katmanını kurar, panolarınızı tek ve doğrulanmış bir kaynağa bağlarız.
ERP sunucumuz dışarıya kapalı; rapor yine de otomatikleşir mi?
Otomatikleşir. Ağınızın içine kurulan bir aktarım servisi veriyi okur ve yalnızca giden bağlantıyla rapor veritabanına iletir; dışarıdan sunucunuza erişim açılması gerekmez.
Raporlar ne sıklıkla güncellenebilir?
Kaynağın izin verdiği ölçüde günlük, saatlik ya da daha sık. Yönetim raporlarının çoğu için günlük güncelleme yeterlidir; stok ve sipariş izleme gibi operasyon ekranları daha sık yenilenir.
Gösterge tanımları sonradan değişirse ne olur?
Göstergeler ve hesap kuralları belgelenmiş olduğu için değişiklik tek yerde yapılır ve bütün raporlara yansır. Bakım ve destek modeliyle yeni rapor ve kaynak eklemeleri planlı biçimde sürdürülür.
10İlgili hizmetler