01Sorun ve çözüm
Muhasebe yazılımı entegrasyonu, satış ve tahsilatın gerçekleştiği sistemleri kullandığınız muhasebe programına kural tabanlı olarak bağlar. Hangi işlemin hangi cari ve hesap koduna, hangi KDV oranıyla ve hangi belge türüyle yazılacağı bir kez tanımlanır; sonra her kayıt aynı kurala göre akar.
Devamını okuDaha az göster
Programınızı değiştirmenizi istemiyoruz. Logo, Mikro, Netsis, ETA, Zirve ya da Paraşüt gibi hangi yazılımı kullanıyorsanız onun sunduğu bağlantı yöntemiyle çalışıyor, kuralları mali müşavirinizle birlikte netleştiriyoruz.
02Kimler için
Muhasebe yazılımı entegrasyonu yaptırmak isteyen işletmeler
Ortak nokta, satış verisinin bir yerde muhasebe verisinin başka yerde durması ve aradaki köprünün insan eliyle kurulmasıdır.
- Muhasebesini dışarıdaki mali müşavire yaptıran ve her ay belgeleri tablolar halinde toplayıp gönderen küçük ve orta ölçekli işletmeler
- Online ve mağaza satışını farklı sistemlerde yapıp ciroyu muhasebe programında birleştirmekte zorlanan perakendeciler
- Abonelik ya da tekrarlayan hizmet faturası kesen ve tahsilatları tek tek eşleştiren hizmet şirketleri
- Kendi yazılım ürününden müşterilerinin muhasebe programına veri göndermek isteyen yazılım firmaları
- Muhasebe programını değiştirmiş ve eski kanallardaki aktarımları yeni programa taşıması gereken firmalar
03İhtiyaçlar
Muhasebe tarafında doğru kurulması gereken kurallar
Veriyi taşımak kolaydır; muhasebeye doğru biçimde oturtmak ise kural ister.
- 01
Hesap planı ve KDV eşleştirmesi
Her ürün grubu ya da hizmet türü için gelir hesabı, KDV oranı ve varsa tevkifat bilgisi belirlenir. Kargo bedeli, kapıda ödeme ücreti ve indirimler gibi kalemlerin hangi hesaba yazılacağı da bu tabloda yer alır.
- 02
E-Fatura mı e-Arşiv mi
Alıcı e-Fatura mükellefiyse e-Fatura, değilse e-Arşiv fatura düzenlenir. Entegrasyon bu ayrımı alıcının vergi numarasına göre yapar ve belgeyi kullandığınız özel entegratörün akışına doğru türde gönderir.
- 03
Tahsilat ve banka mutabakatı
Sanal POS'tan gelen tahsilat, komisyon kesilmiş ve valörlü olarak hesabınıza geçer. Satış tutarı, komisyon gideri ve bankaya geçen net tutarın ayrı kayıtlarla gösterilmesi, banka ekstresiyle mutabakatı mümkün kılar.
- 04
Kapanmış dönemlere dokunmamak
Mali müşavir bir dönemi kapattıktan sonra o döneme geriye dönük kayıt yazılmamalıdır. Gecikmeli iade ya da iptal gibi durumlarda kayıt açık döneme düşer ve ayrıca raporlanır.
04Özellikler
Muhasebe yazılımı entegrasyonu ile otomatikleşen işler
Aşağıdaki akışlar ihtiyaca göre seçilir; hepsinin aynı anda kurulması gerekmez.
- 01
Satışların faturaya dönüşmesi
Tamamlanan sipariş ya da kesinleşen hizmet, cari kartıyla birlikte muhasebe programında satış faturası olarak açılır. Mağazada yazar kasayla yapılan satışlarda ise gün sonu Z raporuna dayanan özet kayıt tercih edilebilir.
- 02
Tahsilatların cariye işlenmesi
Ödeme sağlayıcısından ya da bankadan gelen tahsilat ilgili faturayla eşleştirilir ve cari hesaba işlenir. Eşleşemeyen havaleler ayrı bir listede bekler.
- 03
Gider belgelerinin aktarımı
Gelen e-Faturalar ve masraf fişleri, tedarikçi ve gider türüne göre önceden belirlenen hesaplarla programa aktarılır; mali müşavirin elle sınıflandırma yükü azalır.
- 04
Ay sonu kontrol raporu
Satış kanallarındaki toplam ciro, muhasebe programındaki fatura toplamı ve banka hareketleri yan yana gösterilir. Farklar daha ay kapanmadan görülür.
05Entegrasyonlar
Muhasebe programına bağlanan kaynaklar
Bağlantının bir ucunda muhasebe programınız, diğer ucunda parayı ve belgeyi üreten sistemler bulunur.
- 01
E-ticaret sitesi ve pazaryerleri
Site siparişleri ile Trendyol ve Hepsiburada gibi pazaryerlerinin sipariş, komisyon ve hakediş bilgileri satış ve gider kaydına dönüşür.
- 02
Ödeme sağlayıcıları
Örneğin iyzico, PayTR ya da bankaların sanal POS hizmetinden gelen tahsilat ve komisyon bilgileri tahsilat kaydına işlenir.
- 03
Mağaza kasası ve satış noktası yazılımı
Kasa programınızdan gün sonu satış ve ödeme tipi kırılımı alınarak ciro kaydı oluşturulur.
- 04
CRM ve abonelik sistemleri
Teklifi onaylanan müşteri ya da yenilenen abonelik, muhasebe programında fatura taslağı olarak açılır.
06Süreç
Muhasebe yazılımı entegrasyonu yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
07Teknoloji
Mali veride doğruluk ve izlenebilirlik
Muhasebe verisinde bir kaydın iki kez yazılması, hiç yazılmamasından daha zor fark edilir. Bu yüzden her aktarım kaynak sistemdeki belge numarasıyla işaretlenir; aynı numara ikinci kez geldiğinde yeni kayıt açılmaz. Kuruş yuvarlama farklarını önlemek için tutarlar tek bir tarafta hesaplanır, diğer taraf bu sonucu olduğu gibi alır.
Devamını okuDaha az göster
Entegrasyon için muhasebe programında yalnızca gerekli modüllere erişebilen ayrı bir kullanıcı açılır; aktarılan her kayıt kimin tarafından, ne zaman ve hangi kaynaktan geldiğiyle birlikte günlüğe yazılır. Mali müşavirinize, kendi programını açmadan aktarım durumunu görebileceği salt okunur bir ekran da verilebilir.
08Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
09Sık sorulan sorular
Muhasebe yazılımı entegrasyonu hakkında sık sorulan sorular
Muhasebe yazılımı entegrasyonu fiyatları neye göre değişir?
Kullandığınız muhasebe programının bağlantı yöntemi, bağlanacak kaynak sayısı, aktarılacak belge türleri ve banka mutabakatı gibi ek kontrollerin istenip istenmediği belirleyicidir. Programınızı ve mevcut iş akışınızı gördükten sonra yazılı teklif veriyoruz.
Mali müşavirimiz bu süreçte ne yapmalı?
Hesap planı, KDV ve tevkifat eşleştirmeleri ile gider sınıflandırma kurallarını onun onayıyla belirleriz. Canlıya geçmeden önce örnek kayıtları birlikte kontrol etmesi, sonradan düzeltme yükünü belirgin biçimde azaltır.
Hangi muhasebe programlarıyla çalışıyorsunuz?
Logo, Mikro, Netsis, ETA, Zirve, Paraşüt gibi Türkiye'de yaygın programlarda, programın sunduğu API, web servis ya da üreticinin izin verdiği aktarım yöntemleriyle çalışırız. Daha az bilinen bir program kullanıyorsanız bağlantı imkânlarını ilk görüşmede inceleriz.
Pazaryeri komisyonları nasıl kaydedilir?
Pazaryerinin hakediş raporundaki satış, komisyon, kargo ve hizmet bedeli kalemleri ayrıştırılır. Satış geliri ile komisyon gideri ayrı kayıtlarla yazılır, böylece pazaryerinin yatırdığı net tutar banka hareketiyle eşleşir.
Geçmiş dönemin verileri de aktarılabilir mi?
Teknik olarak mümkündür, ama kapanmış dönemlere kayıt eklemek muhasebe açısından risklidir. Geçmiş veriyi genellikle yalnızca raporlama amacıyla ayrı bir alanda tutmayı, entegrasyonu açık dönemden başlatmayı öneriyoruz.
Muhasebe programımızı değiştirirsek ne olur?
Kaynak sistemlerden gelen veri ve iş kuralları ortak bir katmanda tutulursa, program değiştiğinde yalnızca yeni programa yazan bağlayıcı yeniden geliştirilir. Hesap kodu ve eşleştirmeler ise yeni hesap planına göre güncellenir.
10İlgili hizmetler