01Sorun ve çözüm
Belge işleme otomasyonu, belgenin geldiği yerden alınıp türünün tanınmasını, içindeki alanların okunmasını, kurallarla kontrol edilmesini ve onaydan sonra ilgili sisteme kaydedilmesini tek bir akışta birleştirir. Okuma için metin tanıma (OCR) ile dil modellerini birlikte kullanıyor, sonucu yalnızca makineye bırakmıyoruz: emin olunamayan alanlar ekibinizin önüne işaretlenmiş olarak gelir.
Devamını okuDaha az göster
Çalışmaya, sizde en çok el emeği isteyen belge türünü seçip gerçek örnekler üzerinde ilerleyerek başlıyoruz; diğer türler akış oturduktan sonra eklenir.
02Kimler için
Belge işleme otomasyonuna ihtiyaç duyan ekipler
Belge sayısı arttıkça kişi eklemek yerine akışı değiştirmek isteyen ekipler için uygundur.
- Ayda yüzlerce tedarikçi faturasını PDF ya da kâğıt olarak alıp ön muhasebeye elle işleyen muhasebe birimleri
- Bayilerinden e-posta, fotoğraf ya da form olarak sipariş toplayan ve bunları sisteme yeniden yazan satış destek ekipleri
- Sevkiyat sonrası imzalı irsaliyeleri tarayıp arşivleyen ve teslimat kanıtı arayan lojistik ve dağıtım firmaları
- Sözleşme, vekâletname ya da başvuru dosyalarından belirli maddeleri ayıklaması gereken hukuk ve danışmanlık ofisleri
- Müşterilerinden kimlik, ruhsat ya da adres belgesi toplayıp bilgileri kayıt formuna aktaran hizmet işletmeleri
03İhtiyaçlar
Elle belge girişinde en çok vakit kaybettiren noktalar
Belgeyi okumak sorunun yalnızca bir kısmıdır; asıl zaman kontrol ve eşleştirmede harcanır.
- 01
Her tedarikçinin farklı şablonu
Aynı bilgi her faturada başka bir köşede, başka bir adla yer alır. Sabit koordinatlı okuma şablonları yeni bir tedarikçi geldiğinde ya da tasarım değiştiğinde bozulur.
- 02
Kalem satırlarının stok kodlarıyla eşleşmesi
Tedarikçinin yazdığı ürün adı sizin stok kartınızdakiyle aynı değildir. Satırların doğru stok koduna, birime ve depoya bağlanması belge okumaktan daha fazla emek ister.
- 03
Sipariş, irsaliye ve fatura karşılaştırması
Faturadaki miktar ve fiyatın verilen siparişle ve depoya gelen irsaliyeyle tutup tutmadığı kontrol edilmeden ödeme onaylanmamalıdır. Bu üçlü kontrol elle yapıldığında genellikle atlanır.
- 04
Arşivde belge bulmak
Bir denetim ya da itiraz sırasında belirli bir irsaliyeyi ya da sözleşmeyi bulmak, klasör adlarına ve kişilerin hafızasına kalır. Belgenin içeriğiyle aranabilir olması bu aramayı kısaltır.
04Özellikler
Belge işleme otomasyonu akışında yer alan özellikler
Akış her belge türü için aynı adımlardan geçer, ama kurallar türe göre ayrı tanımlanır.
- 01
Belge toplama ve sınıflandırma
Belirlenen e-posta kutusu, paylaşılan klasör ya da çok fonksiyonlu yazıcının tarama klasörü izlenir. Gelen dosya fatura, irsaliye, dekont, sipariş formu gibi türlere ayrılır; birden fazla belge içeren PDF'ler sayfalara bölünür.
- 02
Alan çıkarma ve güven puanı
Belge tarihi, numarası, vergi numarası, tutarlar ve kalem satırları okunur. Her alan bir güven puanı taşır; eşiğin altında kalan alanlar onay ekranında renkle işaretlenir.
- 03
Kural tabanlı kontrol
Satır toplamı ile genel toplamın tutması, vergi numarasının biçimi, aynı numaralı belgenin daha önce işlenip işlenmediği ve sipariş ile irsaliye karşılaştırması otomatik denetlenir.
- 04
Onay ekranı ve öğrenen eşleştirme
Kullanıcı belgenin görüntüsünü ve okunan alanları yan yana görür, gerekirse düzeltir. Elle yapılan stok kodu eşleştirmeleri tedarikçi bazında saklanır ve sonraki belgelerde öneri olarak gelir.
- 05
İçerikle aranabilir arşiv
İşlenen her belge, okunan alanlar ve metniyle birlikte arşivlenir; tedarikçi, tutar aralığı, tarih ya da belgedeki bir kelimeyle bulunabilir.
05Entegrasyonlar
Belge akışının bağlandığı sistemler
Okunan veri, elle girilseydi hangi sisteme girilecekse oraya ulaşır.
- 01
ERP ve ön muhasebe
Logo, Mikro, Netsis, Paraşüt ya da SAP Business One gibi programlara alış faturası, irsaliye ya da sipariş kaydı olarak aktarılır.
- 02
e-Fatura gelen kutusu
Özel entegratörünüzden gelen e-Faturaların yapılandırılmış verisi doğrudan okunur; görsel okuma gerekmez, yalnızca kalem eşleştirme ve kontroller uygulanır.
- 03
E-posta ve dosya depoları
Kurumsal e-posta hesabınız, Google Drive, OneDrive ya da şirket içi dosya sunucunuz belge kaynağı ve arşiv hedefi olarak kullanılabilir.
- 04
Dil modeli ve OCR servisleri
Bulut sağlayıcıların belge okuma servisleri, OpenAI gibi dil modeli sağlayıcıları ya da kurum içinde çalışan açık modeller ihtiyaca göre seçilir.
06Süreç
Belge işleme otomasyonu yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
07Teknoloji
Belge işleme otomasyonunda model seçimi ve veri güvenliği
Hangi okuma yönteminin kullanılacağına belge türü ve hassasiyet birlikte karar verir. Düzgün taranmış faturalar için bulut tabanlı belge okuma servisleri yeterince isabetlidir; serbest biçimli sözleşmelerde dil modelleri madde ayıklamada daha başarılıdır. Kimlik ya da sağlık bilgisi içeren belgelerde verinin şirket dışına çıkmaması isteniyorsa kendi sunucunuzda çalışan açık modeller tercih edilir.
Devamını okuDaha az göster
Belgeler aktarım sırasında ve depolamada şifrelenir. Dış bir servis kullanılıyorsa verinin işlendiği bölge, servisin veriyi model eğitiminde kullanıp kullanmadığı ve saklama süresi sözleşme düzeyinde kontrol edilir; KVKK kapsamındaki aydınlatma ve yurt dışına aktarım koşulları bu seçime göre değerlendirilir.
Otomasyonun başarısı tahmine değil ölçüme dayanır. Canlıya geçmeden önce elinizdeki gerçek belgelerden ayrılmış bir deneme kümesiyle alan bazında doğruluk ölçülür; güven eşikleri bu sonuçlara göre ayarlanır ve canlıda düzeltme oranları izlenmeye devam eder.
08Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
09Sık sorulan sorular
Belge işleme otomasyonu hakkında sık sorulan sorular
El yazısı ya da kötü taranmış belgeler okunabiliyor mu?
Okunaklı el yazısı ve fotoğrafla çekilmiş belgelerde de sonuç alınır, ama isabet düzgün taranmış belgeye göre düşer. Bu tür belgelerde alanlar daha sık onay ekranına düşer; akış ekibinizin düzeltmesiyle devam eder.
Okunan veri yanlışsa hatalı kayıt oluşur mu?
Güven puanı düşük alanlar ve kurallara takılan belgeler onaylanmadan sisteme aktarılmaz. Yüksek güvenli belgelerin otomatik aktarılıp aktarılmayacağına, deneme sonuçlarını gördükten sonra siz karar verirsiniz.
e-Fatura zaten dijitalken neden belge işleme otomasyonu gerekiyor?
e-Faturanın verisi yapılandırılmıştır ve görsel okuma gerektirmez. Ancak kalemlerin stok kodlarınıza eşleştirilmesi, siparişle karşılaştırılması ve muhasebe kaydına dönüştürülmesi yine emek ister; otomasyon bu kısmı üstlenir. Kâğıt ve PDF belgeler de aynı akışta işlenir.
Belge işleme otomasyonu fiyatları neye göre değişir?
Belge türü sayısı, aylık belge hacmi, kalem eşleştirme ve üçlü kontrol gibi kuralların kapsamı, aktarılacak sistem ve kurum içi model gerekip gerekmediği belirleyicidir. Örnek belgelerinizi inceledikten sonra kapsamı ve teklifi yazılı olarak sunuyoruz.
Belge işleme otomasyonu yaptırmak için neler hazırlamalıyız?
Her belge türünden, farklı tedarikçi ya da kaynaklardan gelen gerçek örnekler, bu belgelerin bugün hangi sisteme nasıl girildiği ve hangi kontrollerin yapıldığı bilgisi yeterlidir. Örnekler deneme kümesi olarak da kullanılır ve gizlilik anlaşması kapsamında tutulur.
Belgeler yurt dışındaki bir yapay zekâ servisine mi gönderiliyor?
Zorunlu değil. Belge türüne ve hassasiyetine göre verinin işleneceği bölgeyi seçmenize izin veren bulut servisleri veya kendi sunucunuzda çalışan modeller seçilebilir. Seçim, KVKK değerlendirmesiyle birlikte kurulumdan önce netleştirilir.
10İlgili hizmetler