01Sorun ve çözüm
Excel otomasyonunda önce bu tekrarı kâğıda dökeriz: verinin nereden geldiği, hangi adımlardan geçtiği, kime ve hangi biçimde gittiği. Ardından işi en az değişiklikle otomatikleştirecek yöntemi seçeriz. Bazen bu, ekibin alıştığı dosyayı koruyan bir makro ya da Power Query sorgusudur; bazen Excel'i yalnızca çıktı olarak kullanan, arka planda zamanlanmış çalışan bir servis.
Devamını okuDaha az göster
Excel'in yetmediği noktayı da açıkça söylüyoruz. Aynı dosyayı onlarca kişinin eş zamanlı düzenlediği, onay adımı ve yetki ayrımı gereken süreçlerde tabloyu küçük bir web uygulamasına taşımak çoğu zaman daha sağlıklıdır; bu kararı sizinle birlikte veririz.
02Kimler için
Excel otomasyonu yaptırmak isteyen ekipler
En çok, tabloyla çalışan ama tablo hazırlamaya vakit ayırmak istemeyen ekipler yararlanır.
- Her ay şubelerden ya da bayilerden gelen dosyaları tek raporda birleştiren finans ve operasyon birimleri
- Muhasebe ya da ERP programından aldığı dökümü her seferinde aynı biçime sokan satış ve satın alma ekipleri
- Teklif, sipariş formu ya da sevk listesini Excel şablonundan elle dolduran küçük ve orta ölçekli işletmeler
- Puantaj, vardiya ve prim hesaplarını iç içe formüllerle yürüten insan kaynakları birimleri
- Kimsenin dokunmaya cesaret edemediği eski makrolarla çalışan ve bunları güvenli hâle getirmek isteyen şirketler
03İhtiyaçlar
Elle yürüyen tablolarda biriken riskler
Excel güçlü bir araçtır; sorun çoğu zaman araçta değil, dosyanın etrafındaki el emeğindedir.
- 01
Biçimi her seferinde değişen kaynak dosyalar
Şubelerden gelen dosyalarda sütun sırası, tarih biçimi ya da sayfa adı farklı olabilir. Otomasyon bu farkları tanıyan kurallarla çalışmalı, tanımadığı dosyayı sessizce işlemek yerine bildirmelidir.
- 02
Tek kişiye bağlı bilgi
Hangi formülün neden orada durduğunu çoğu zaman yalnızca dosyayı hazırlayan bilir. Adımlar koda ve belgeye döküldüğünde süreç kişiden bağımsız hâle gelir.
- 03
Sürüm karmaşası
“rapor_son_duzeltilmis_v3” gibi dosya adları hangi sürümün doğru olduğu sorusunu doğurur. Tek kaynak dosya ve tarihli otomatik arşiv bu belirsizliği ortadan kaldırır.
- 04
Kişisel veri taşıyan tablolar
Maaş, kimlik numarası ya da müşteri iletişim bilgisi içeren dosyaların e-postayla dolaşması KVKK açısından risk taşır. Otomasyonla dosyanın kime, hangi sayfalarla gideceği sınırlanabilir.
04Özellikler
Excel otomasyonu kapsamında yaptıklarımız
Yöntem işe göre seçilir; aşağıdakiler çoğu projede birlikte kullanılır.
- 01
Dosya birleştirme ve temizleme
Bir klasöre ya da paylaşılan sürücüye bırakılan dosyalar okunur, sütunlar eşlenir, mükerrer ve boş satırlar ayıklanır, sonuç tek tabloda toplanır.
- 02
Programlardan veri çekme
Muhasebe ya da ERP yazılımınızın raporu elle indirilmek yerine servis, veritabanı görünümü veya dışa aktarım dosyası üzerinden alınır; rapor her açıldığında güncel veriyle yenilenir.
- 03
Zamanlanmış rapor ve dağıtım
Rapor belirlenen saatte hazırlanır, PDF ya da Excel olarak ilgili kişilere e-postayla gider ya da paylaşılan klasöre bırakılır. Bölge müdürü yalnızca kendi bölgesinin sayfasını alır.
- 04
Şablondan belge üretimi
Teklif, sözleşme eki ya da sevk listesi gibi belgeler Excel'deki satırlardan toplu olarak oluşturulur ve adlandırılarak klasörlere yerleştirilir.
- 05
Makro onarımı ve belgelendirme
Mevcut VBA makroları incelenir, hata yakalama eklenir, sabit yazılmış dosya yolları ayar sayfasına taşınır ve her makronun ne yaptığı belgelenir.
05Entegrasyonlar
Excel otomasyonu ile birlikte çalışan araçlar
Excel çoğu zaman bir zincirin ortasındadır; otomasyon zincirin iki ucunu da bağlar.
- 01
Microsoft 365 ve OneDrive
Bulutta duran çalışma kitaplarına Microsoft Graph API ile erişilir; Office Scripts ve Power Automate ile tarayıcıda çalışan akışlar kurulabilir.
- 02
Muhasebe ve ERP programları
Örneğin Logo, Mikro, Netsis ya da Paraşüt gibi programlardan cari, stok ve satış verisi rapora akar.
- 03
Google E-Tablolar
Ekibiniz Google Workspace kullanıyorsa benzer akış Google E-Tablolar ve Apps Script ile kurulabilir.
- 04
Veritabanları ve iş uygulamaları
SQL veritabanları, CRM ya da kendi geliştirdiğiniz uygulamalar hem veri kaynağı hem de sonuçların yazıldığı hedef olabilir.
06Süreç
Excel otomasyonu yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
07Teknoloji
Excel otomasyonunda yöntem seçimi
Masaüstü Excel'de çalışan bir VBA makrosunun kurulumu kolaydır ama dosyanın açılmasını ve makroların etkin olmasını gerektirir; internetten indirilen dosyalarda makroların varsayılan olarak engellendiği de hesaba katılır. Power Query, veri çekme ve dönüştürme adımlarını kod yazmadan tekrarlanabilir kılar. Kimsenin bilgisayarı açık değilken çalışması gereken işler için Python gibi bir dille yazılmış, sunucuda zamanlanmış görev daha uygundur; Excel bu durumda yalnızca okunan ya da üretilen dosyadır.
Devamını okuDaha az göster
Hangi yol seçilirse seçilsin otomasyon kendi hatasını göstermelidir. Okunamayan dosya, beklenmeyen sütun ya da tutmayan toplam bir uyarı e-postasıyla bildirilir; her çalıştırmanın girdisi ve sonucu arşivlenir. Kişisel veri içeren çalışma kitaplarında sayfa parolası yerine erişimi klasör ve hesap düzeyinde sınırlamayı tercih ediyoruz, çünkü Excel'in sayfa koruması gerçek bir güvenlik katmanı değildir.
08Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
09Sık sorulan sorular
Excel otomasyonu hakkında sık sorulan sorular
Excel otomasyonu fiyatları nasıl hesaplanır?
Kaynak dosya ve sistem sayısı, dosya biçimlerinin ne kadar düzensiz olduğu, hesap kurallarının karmaşıklığı, raporun kimlere ve hangi sıklıkla dağıtılacağı ve mevcut makroların durumu belirleyicidir. Örnek dosyalarınızı inceledikten sonra kapsamı ve teklifi yazılı olarak iletiyoruz.
Ekibimiz Excel'den vazgeçmek zorunda kalır mı?
Hayır. Çoğu projede ekip aynı dosyalarla çalışmaya devam eder; değişen, dosyanın kendiliğinden hazırlanmasıdır. Excel'in sınırına gelinen süreçlerde web uygulamasını yalnızca seçenek olarak sunarız.
Makro mu, Power Query mi, Python mu kullanılacağına nasıl karar veriliyor?
İşin kimin bilgisayarında ve ne zaman çalışacağına, veri hacmine, kaynak sistemlere erişim yöntemine ve dosyayı sonradan kimin düzenleyeceğine bakarız. Ekibinizde bakımını üstlenebilecek biri varsa onun aşina olduğu yöntemi öne alırız.
Eski makrolarımız artık çalışmıyor, onarılabilir mi?
Çoğu zaman evet. Office sürüm değişikliği, taşınan dosya yolları ya da 32 ve 64 bit farklılıkları sık rastlanan nedenlerdir. Makroyu inceler, onarır ve neyi neden yaptığını belgeleriz.
Maaş ve müşteri verisi içeren dosyalarımız güvende kalır mı?
Geliştirmeyi mümkün olduğunda anonimleştirilmiş örnek dosyalarla yürütürüz. Canlı veriye erişim gerekiyorsa yetkisi sınırlı bir hesapla ve sizin ortamınızda çalışılır; dosyaların dışarı kopyalanmaması KVKK yükümlülükleriniz açısından da önemlidir.
Otomasyon teslim edildikten sonra kim güncelleyecek?
Teslimde akışın belgesini ve basit değişiklikleri nasıl yapacağınızı anlatan kısa bir kılavuz veririz. Kaynak sistem ya da rapor biçimi sık değişiyorsa bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri biz üstleniriz.
10İlgili hizmetler