01Sorun ve çözüm
Online ihale sistemi bu süreçleri kurallı ve kayıtlı bir platforma taşır. Satın almada tedarikçiler aynı şartnameyi aynı anda görür, fiyatlarını belirlenen süre içinde verir ya da canlı eksiltmede sıralamalarını izleyerek tekliflerini düşürür. Satışta ise alıcılar açık artırmaya katılır, en yüksek teklif sunucu saatiyle kayda geçer. Kuralları, teklif görünürlüğünü ve onay adımlarını şirketinizin satın alma ya da satış politikasına göre kuruyoruz. Kamu kurumlarının ihaleleri kendi mevzuatı ve resmî platformu üzerinden yürür; burada anlattığımız sistem özel sektörün satın alma ve satış ihaleleri içindir.
02Kimler için
Online ihale sistemi kimlerin işine yarar
İhale mantığı, birden fazla teklif vereni aynı kurallarla yarıştırmak isteyen her kurumda kullanılabilir.
- Hammadde, ambalaj ya da hizmet alımlarında çok sayıda tedarikçiyi yarıştırmak isteyen üretim firmaları
- Şantiye malzemesi ve taşeron işleri için teklif toplayan inşaat ve taahhüt şirketleri
- Hurda, fire ve ikinci el ekipman satışını açık artırmayla yapmak isteyen sanayi kuruluşları
- Filo yenilemesinde eski araçlarını kurumsal alıcılara ihaleyle satan kiralama ve lojistik firmaları
- Üyeleri adına ortak alım ihalesi düzenleyen kooperatifler, birlikler ve site yönetimleri
- Sanat eseri, antika ya da koleksiyon ürünleri için çevrim içi müzayede düzenlemek isteyen işletmeler
03İhtiyaçlar
İhale süreçlerinde güven ve şeffaflık ihtiyacı
Teklif verenlerin sisteme güvenmesi, ihalenin sonucunu kabul etmelerinin ön koşuludur.
- 01
İhale türleri
Kapalı zarf usulü teklif, canlı eksiltme, yükselen fiyatlı açık artırma ve kalem bazlı ihale aynı sistemde tanımlanabilir. Hangi modelin seçileceği alım kalemine ve pazarın yapısına göre değişir.
- 02
Teklif gizliliği
Kapalı zarf ihalelerde teklifler süre bitene kadar satın alma ekibine bile açılmaz. Canlı eksiltmede tedarikçi yalnızca kendi sırasını ya da en düşük teklifi görür; diğer firmaların adı gösterilmez.
- 03
Son saniye kuralı
Kapanışa saniyeler kala gelen bir teklife diğer katılımcıların yanıt verememesini önlemek için süre uzatma kuralı uygulanır. Belirlenen son aralıkta teklif gelirse kapanış otomatik olarak ileri alınır.
- 04
Katılımcı yeterliliği
Tedarikçinin ihaleye katılabilmesi için vergi levhası, faaliyet belgesi ya da teminat gibi belgeler istenebilir. Belgeler onaylanmadan firma teklif veremez.
- 05
Değerlendirme ve onay
En düşük fiyat her zaman kazanan değildir; teslim süresi, ödeme vadesi ve kalite puanı gibi kriterler ağırlıklandırılarak değerlendirilebilir. Kazanan, onay hiyerarşisinden geçtikten sonra kesinleşir.
04Özellikler
Online ihale sisteminin modülleri
İhalenin hazırlığından sonuç raporuna kadar bütün adımlar tek platformda yürür.
- 01
Şartname ve kalem yönetimi
Alım kalemleri, miktarlar, teknik şartname dosyaları ve teslim koşulları ihaleye eklenir. Tedarikçilerin soru sorabildiği ve yanıtların bütün katılımcılara aynı anda gittiği bir soru-cevap alanı açılır.
- 02
Canlı ihale ekranı
Kalan süre, güncel sıralama ve verilen teklifler sayfa yenilenmeden güncellenir. Başlangıç fiyatı ve minimum teklif adımı kurala bağlanır; hatalı girişlere karşı onay penceresi gösterilir.
- 03
Tedarikçi havuzu ve davet
Tedarikçiler kategori bazında havuzda tutulur; ihale açıldığında ilgili firmalara davet gider, açık ihalelerde yeni firmalar kayıt başvurusu yapabilir.
- 04
Karşılaştırma ve tutanak
Teklifler kalem bazında yan yana karşılaştırılır, başlangıç fiyatına göre elde edilen fark hesaplanır ve ihale tutanağı PDF olarak oluşturulur.
- 05
Teminat ve tahsilat
Satış ihalelerinde katılım teminatı ve kazanan alıcıdan ödeme çevrim içi alınabilir; kaybeden katılımcının teminatı iade edilir.
05Entegrasyonlar
Online ihale sistemi için entegrasyonlar
İhalenin sonucu satın alma siparişine ya da satış faturasına dönüştüğünde iş tamamlanmış sayılır.
- 01
ERP ve satın alma modülü
Kazanan teklif Logo, Netsis veya SAP Business One gibi sistemlerde satın alma siparişine dönüştürülür; tedarikçi kartları ERP ile eşitlenir.
- 02
Ödeme altyapısı
Satış ihalelerinde katılım bedeli ve satış tutarı iyzico, PayTR ya da banka sanal POS'u ile tahsil edilir; teminat iadeleri aynı altyapıdan yapılır.
- 03
Elektronik imza
Tutanak ve sözleşmelerin elektronik imzayla onaylanması, kullandığınız e-imza çözümünün sunduğu yönteme göre planlanır.
- 04
Anlık bildirimler
İhale daveti, süre uzatma, sıralamada geride kalma ve sonuç bildirimleri e-posta ve SMS sağlayıcınız üzerinden anında iletilir.
- 05
Satış faturası
Satış ihalesi sonuçlandığında e-Fatura ya da e-Arşiv fatura, GİB'e bağlı özel entegratörünüz aracılığıyla kesilir.
06Süreç
Online ihale sistemi yaptırmak istiyorum: süreç nasıl işler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
07Teknoloji
Canlı ihalede zaman, sıralama ve kayıt bütünlüğü
Canlı ihalede iki teklifin aynı anda gelmesi sıradan bir durumdur. Teklifleri sunucu saatiyle damgalıyor ve tek bir sıra üzerinden işliyoruz; böylece hangi teklifin önce geldiği tartışma konusu olmaz. Katılımcı ekranları WebSocket bağlantısıyla güncellenir; bağlantı koparsa ekran yeniden bağlandığında son durumu sunucudan alır.
Devamını okuDaha az göster
Verilen hiçbir teklif silinmez ya da değiştirilmez; düzeltme gerekiyorsa yeni bir kayıt olarak eklenir. İhale açma, süre değiştirme ve kazanan belirleme işlemleri rol bazlı yetkiye bağlıdır ve kimin ne zaman yaptığıyla birlikte saklanır. Bu kayıtlar iç denetimde ve olası itirazlarda başvurulacak belge niteliğindedir.
Kapalı zarf teklifleri veritabanında şifreli tutulur ve yalnızca ihale süresi dolduktan sonra açılabilir. Tedarikçi bilgileri ve ticari teklifler gizli ticari veri sayıldığı için düzenli yedekleme, erişim kayıtları ve şifreli bağlantı varsayılan olarak uygulanır.
08Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
- 01
Proje bazlı
Sabit kapsam, sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
Kapsamı belli, teslim tarihi olan işler için.
- Yazılı kapsam ve kabul ölçütleri
- Sabit fiyat ve belirli teslim tarihi
- Teslim ve kabul adımları sözleşmede
- 02
Bakım ve destek
Aylık sözleşmeli, SLA'lı bakım, destek ve geliştirme saati
Yayındaki bir sistemin sürekliliği için.
- Aylık sözleşme ve SLA
- İzleme, güncelleme ve hata düzeltme
- Aylık geliştirme saati
09Sık sorulan sorular
Online ihale sistemi hakkında sık sorulan sorular
Online ihale sistemi fiyatları neye göre değişir?
Desteklenecek ihale türleri, canlı eksiltme ekranı olup olmayacağı, tedarikçi kayıt ve belge onay akışı, teminat ve ödeme altyapısı ile ERP entegrasyonu belirleyicidir. Yalnızca kapalı zarf teklif toplayan bir sistemle başlayıp canlı ihaleyi sonraki aşamaya bırakmak da mümkündür.
E-ihale ile online ihale sistemi aynı şey mi?
İki ifade de teklif toplamanın ve yarıştırmanın internetten yapılmasını anlatır. E-ihale sıklıkla kamu alımlarını çağrıştırır; özel sektör için kurduğumuz sistem şirketinizin kendi kurallarıyla çalışan bir satın alma ve satış platformudur.
Tedarikçiler birbirinin fiyatını görür mü?
Bu sizin belirleyeceğiniz bir kuraldır. Tedarikçiye yalnızca sırasını, yalnızca en düşük teklifi ya da hiçbir bilgiyi göstermeyen ayarlar seçilebilir; firma adları her durumda gizli tutulabilir.
Açık artırmayla satış yapmak için de kullanılabilir mi?
Aynı altyapı, en yüksek teklifin kazandığı açık artırma ve müzayede modelinde de çalışır. Katılım teminatı, minimum satış fiyatı ve süre uzatma kuralları satış ihalelerine göre ayarlanır.
İhale sonucuna itiraz edilirse ne olur?
Sistem ihalenin bütün hareketlerini zaman damgasıyla saklar: kim hangi teklifi ne zaman verdi, kurallar ne zaman değişti. İtirazın nasıl değerlendirileceği şirket politikanıza bağlıdır; sistem bu değerlendirme için gereken kaydı sunar.
Online ihale sistemine katılmak için tedarikçilerin teknik bilgisi gerekir mi?
Gerekmez. Tedarikçi tarayıcıdan giriş yapar ve ilk gerçek ihaleden önce bir deneme ihalesiyle ekranı tanıyabilir. Canlı ihale ekranı telefonda da açılır, ancak kalem sayısı fazla ihalelerde masaüstü kullanımı daha rahattır.
10İlgili hizmetler