01Sorun ve çözüm
Teknik şartname hazırlama hizmetinde, ihtiyacınızı yazılım firmalarının aynı biçimde anlayıp fiyatlayabileceği bir belgeye dönüştürürüz. İşlevler, kullanıcı rolleri, entegrasyonlar, performans ve güvenlik beklentileri, teslim edilecekler ve kabul ölçütleri tek tek yazılır. Kaynak kodun, verinin ve alan adlarının kime ait olacağı gibi sonradan en çok tartışılan konular da şartnamede baştan yer alır.
02Kimler için
Teknik şartname hazırlama kimler için gerekli
Şartname, yazılımı kendisi geliştirmeyen ama onu satın alacak ve kabul edecek olan taraf için hazırlanır.
- Özel bir yazılım için birden fazla firmadan teklif toplamak isteyen şirketler
- Alımlarını resmî bir satın alma ya da ihale süreciyle yürüten kurum ve kuruluşlar
- Önceki yazılım projesinde kapsam anlaşmazlığı yaşamış ve aynı hatayı tekrarlamak istemeyen işletmeler
- Mevcut sistemini yenilemek için piyasaya çıkacak ama teknik ekibi olmayan kurumlar
- Yurt dışındaki bir geliştirme ekibiyle çalışacak ve beklentilerini yazılı hâle getirmesi gereken girişimler
03İhtiyaçlar
Eksik şartnamenin doğurduğu sorunlar
Şartnamedeki her boşluk, projenin bir aşamasında ek maliyet ya da gecikme olarak geri döner.
- 01
Karşılaştırılamayan teklifler
Kapsam tanımlı değilse düşük görünen teklif çoğu zaman eksik kapsamın teklifidir. Fark, projenin ortasında ek iş talebi olarak ortaya çıkar.
- 02
Belirsiz kabul
Bir işlevin ne zaman tamamlanmış sayılacağı yazılı değilse teslim toplantısı bir pazarlığa dönüşür. Kabul ölçütleri test edilebilir cümlelerle yazılmalıdır.
- 03
Unutulan işlevsel olmayan gereksinimler
Eşzamanlı kullanıcı sayısı, sayfa açılış hedefi, yedekleme, erişilebilirlik ve tarayıcı desteği gibi beklentiler yazılmadığında sonradan talep edilmeleri ek iş sayılır.
- 04
Tedarikçiye bağımlılık
Kaynak kodun teslimi, belge ve devir yükümlülüğü şartnamede yoksa ileride firmayı değiştirmek çok zorlaşır ya da imkânsız hâle gelir.
04Özellikler
Teknik şartname hazırlama hizmetinde belgeye giren bölümler
Şartnamenin derinliği projenin büyüklüğüne göre ayarlanır; aşağıdaki bölümler çoğu belgenin omurgasını oluşturur.
- 01
Kapsam ve işlevsel gereksinimler
Kullanıcı rolleri, her rolün yapabileceği işlemler ve iş akışları kullanıcı hikâyeleri ya da kullanım senaryolarıyla anlatılır. Kapsam dışı bırakılan konular da ayrı bir liste olarak yazılır.
- 02
Teknik ve işlevsel olmayan gereksinimler
Performans, güvenlik, KVKK, barındırma, yedekleme, tarayıcı ve cihaz desteği ile erişilebilirlik beklentileri ölçülebilir ifadelerle tanımlanır.
- 03
Teslim edilecekler ve haklar
Kaynak kod, veritabanı şeması, kurulum ve işletim belgeleri, eğitim ve devir yükümlülükleri ile fikrî hakların kimde kalacağı yazılır. Yayın sonrası hata düzeltme dönemi ve bakım koşulları ayrı bir bölümde tanımlanır.
- 04
Kabul ölçütleri ve test planı
Her ana işlev için kabul testinin nasıl yapılacağı, hangi test verisinin kullanılacağı ve hatanın hangi seviyede kabulü engelleyeceği belirlenir.
- 05
Teklif şablonu ve değerlendirme tablosu
Firmaların aynı kırılımla yanıt vermesi için bir teklif şablonu ve teknik yeterlik, yaklaşım ve maliyetin nasıl puanlanacağını gösteren bir değerlendirme tablosu hazırlanır.
05Entegrasyonlar
Şartnamede ayrıca tanımlanan entegrasyonlar
Entegrasyonlar, şartnamede en sık eksik kalan ve en çok ek maliyet doğuran bölümdür; her biri ayrı bir başlıkta yazılır.
- 01
Muhasebe ve ERP bağlantısı
Kullandığınız ön muhasebe ya da ERP sistemiyle hangi verinin hangi yönde, hangi sıklıkla aktarılacağı ve hatalı kayıtların nasıl ele alınacağı tanımlanır.
- 02
e-Fatura ve e-Arşiv
Fatura kesilecekse GİB'e özel entegratör üzerinden belge gönderimi ve entegratör seçiminin kimin sorumluluğunda olduğu yazılır.
- 03
Ödeme ve iletişim servisleri
Sanal POS, SMS sağlayıcısı, e-posta servisi ve İYS onay süreçleri için hesapların kimin adına açılacağı ve maliyetlerin kime ait olduğu belirtilir.
- 04
Kimlik ve mevcut sistemler
Kurumsal oturum açma, mevcut veritabanlarından veri taşıma ve eski sistemle bir süre paralel çalışma gereksinimleri ayrıntılandırılır.
06Süreç
Teknik şartname hazırlama hizmeti nasıl ilerler?
Adım 01
Analiz
İş akışınızı, kullanıcılarınızı ve mevcut sistemlerinizi dinleriz; kapsamı, öncelikleri ve kabul ölçütlerini yazılı hâle getiririz.
Adım 02
Tasarım
Ekran akışlarını ve veri modelini çıkarırız. Arayüzü sizinle gözden geçirip onay almadan geliştirmeye geçmeyiz.
Adım 03
Geliştirme
Kısa döngülerle çalışırız; her döngü sonunda çalışan bir sürümü test ortamında görürsünüz.
Adım 04
Test
İşlevsel testler, entegrasyon testleri ve temel güvenlik kontrolleriyle hataları yayından önce yakalarız.
Adım 05
Yayın
Sunucu, alan adı, yedekleme ve izleme ayarlarını yaparak canlıya alırız; ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veririz.
Adım 06
Bakım
İsterseniz bakım ve destek anlaşmasıyla güncellemeleri, izlemeyi ve yeni geliştirmeleri sürdürürüz.
07Teknoloji
Teknoloji tarafsız ve ölçülebilir bir belge yazmak
Şartnamede belirli bir ürün, marka ya da çatı adı ancak gerçek bir zorunluluk varsa yer alır; örneğin mevcut altyapınız buna bağlıysa. Aksi hâlde ne istendiğini değil nasıl yapılacağını dikte eden bir belge, rekabeti daraltır ve sizi tek bir firmaya yönlendirir. İstenen sonucu, örneğin “sistem birden fazla sunucuda çalışabilmeli” gibi, teknolojiden bağımsız ve doğrulanabilir cümlelerle yazarız.
Devamını okuDaha az göster
“Hızlı”, “kullanıcı dostu”, “güvenli” gibi kelimeleri ölçülebilir karşılıklara çeviririz: hangi sayfa hangi koşulda ne kadar sürede açılmalı, hangi roller hangi veriyi görebilmeli, parolalar nasıl saklanmalı, işlem kayıtları ne kadar tutulmalı. Kabul anında tartışılabilecek her sıfat, şartnamede bir ölçüte dönüşür.
Kamu alımlarında şartnamenin biçimi ve içeriği idarenizin tabi olduğu mevzuata uymalıdır. Biz teknik içeriği hazırlarız; idari ve hukuki bölümler kurumunuzun satın alma birimi ve hukuk danışmanıyla birlikte tamamlanır.
08Çalışma modelleri
Bu hizmette çalışma modelleri
09Sık sorulan sorular
Teknik şartname hazırlama hakkında sık sorulan sorular
Teknik şartname hazırlama fiyatları neye göre belirlenir?
Projenin işlevsel genişliği, rol ve entegrasyon sayısı, mevcut bir sistemin incelenip incelenmeyeceği, paydaş görüşmelerinin sayısı ve teklif değerlendirme desteğinin kapsama girip girmediği belirleyicidir. İlk görüşmeden sonra kapsamı yazılı olarak öneririz.
Şartname hazırlamak için ne kadar bilgi vermemiz gerekir?
Ayrıntılı bir belge getirmeniz gerekmez. Süreçlerinizi bilen kişilerle görüşmeler yapar, mevcut formlarınızı, raporlarınızı ve kullandığınız sistemleri inceleyerek gereksinimleri biz çıkarırız.
Şartnameyi hazırlayan firma ihaleye ya da teklif sürecine katılabilir mi?
Bu konuyu işe başlamadan konuşur ve sözleşmeye yazarız. Belgenin belirli bir firmaya göre yazılmadığından emin olmak istiyorsanız, şartnameyi hazırlayan tarafın aynı alıma teklif vermemesini koşul olarak ekleyebilirsiniz. Kamu alımlarında ayrıca ihale mevzuatının katılım kuralları geçerlidir.
Gelen teklifleri değerlendirmenize de yardımcı olur musunuz?
Evet. Firmaların sorularını yanıtlamaya, teklifleri şartnameye uygunluk açısından karşılaştırmaya ve teknik sunumlarda soru sormaya destek veririz. Seçim kararı sizde kalır.
Teknik şartname hazırlama firması olarak çevik bir projeye de şartname yazar mısınız?
Yazarız; bu durumda şartname her işlevi en ince ayrıntısına kadar dondurmak yerine ana kapsamı, öncelik sırasını, kabul ölçütlerini ve kapsam değişikliğinin nasıl yönetileceğini tanımlar.
Şartname ile sözleşme arasındaki ilişki nedir?
Teknik şartname sözleşmenin ekine dönüşür ve işin teknik tanımını oluşturur. Ödeme koşulları, cezai şartlar ve hukuki hükümler sözleşmenin kendisinde, hukuk danışmanınızla birlikte yazılır.
10İlgili hizmetler